Stakeholder organization model for collaborative industrial investment projects

• Main Author: Pauna, T. (Tommi)
• Format: Dissertation
• Language: English
• Published: University of Oulu 2019
• Online Access: http://jultika.oulu.fi/Record/nbnfioulu-201908032736

Abstract. Industrial investment projects are carried out in complex networks of different organizations. Therefore, resources and competencies from different organizations have to be integrated to the project. Success statistics of large investment projects are quite weak when they are evaluated with traditional quality, cost and time indicators. Especially management of complex networks and integration of different stakeholders cause challenges. In the literature, it has been noted that team integration, collaboration and better management of inter-organizational integration can improve project performance. In industrial investment project context, there is a lack of knowledge about which stakeholders should be involved in collaboration and how deeply and in which project phases. The purpose of the study is to construct a model that defines different levels of collaboration and supports in organizing stakeholders on these levels. In addition, the model should define that how deeply different levels are involved and what collaborative methods and tools they use. In the beginning of the research, literature related to inter-organizational integration, stakeholder management and level of collaboration are presented. Empirical research was conducted by observations in the case project and in a workshop that was arranged for industrial experts. In complex projects with a lot of uncertainty and equivocality, important stakeholders should be involved early in the project. Early involvement, socialization, joint discussions and mutual collaboration can support the achievement of goals and help improve project performance. Stakeholders’ importance can be defined according to their roles and responsibilities in the project, their competencies, information and interests related to the project and the level they can affect the project. Important stakeholders of the case project had a central role in the project and they had competencies that were useful for the project design and scheduling. According to the literature review and empirical analysis, the stakeholder organization model is constructed and its use defined. Stakeholder organization model includes five phases: — Defining the project objectives and overall need for collaboration — Stakeholder identification — Evaluation of stakeholder importance — Stakeholder organization on different levels of collaboration — Defining appropriate integration mechanisms and collaborative methods and tools for each level There were no guidelines for organizing stakeholders on different levels in industrial investment project context. The model of this study can be used for defining need for collaboration and important stakeholders, organizing stakeholders on different levels and definition of which collaborative methods and tools could be introduced in the project and how different levels should use them. The results can be utilized in collaborative investment projects but utility of the model should be validated in different industrial projects. Stakeholder levels and requirements for the use of collaborative methods and tools should be tested and adjusted if needed.Sidosryhmien organisointimalli yhteistoiminnallisiin teollisiin investointiprojekteihin. Tiivistelmä. Teolliset investointiprojektit toteutetaan erilaisten organisaatioiden verkostoissa. Siksi resursseja ja kompetensseja erilaisilta organisaatioilta tulee integroida mukaan projektiin. Suurten investointiprojektien onnistumistilastot ovat melko heikkoja, kun niitä arvioidaan perinteisillä laatu-, kustannus- ja aikaindikaattoreilla. Erityisesti kompleksisten verkostojen hallinta ja erilaisten sidosryhmien integrointi aiheuttavat haasteita. Kirjallisuudessa on huomattu, että tiimin integraatio, yhteistoiminnallisuus ja parempi organisaatioiden välisen integraation hallinta voivat parantaa suorituskykyä. Teollisten investointiprojektien tapauksessa ei tiedetä, mitkä sidosryhmät tulisi osallistaa yhteistoimintaan, kuinka tiiviisti ja missä projektin vaiheissa. Tämän tutkimuksen tarkoitus on konstruoida malli, joka määrittää erilaiset yhteistoiminnallisuuden tasot ja tukee sidosryhmien organisointia näille tasoille. Lisäksi mallin avulla voidaan määritellä kuinka tiiviisti erilaiset tasot osallistuvat ja mitä yhteistoiminnallisia menetelmiä ja työkaluja ne käyttävät. Tutkimuksen aluksi esitellään kirjallisuutta organisaatioiden väliseen integraatioon, sidosryhmien johtamiseen ja yhteistoiminnallisuuden tasoihin liittyen. Empiirinen tutkimus suoritettiin havainnointitutkimuksena case-projektissa ja työpajana, joka järjestettiin teollisuuden asiantuntijoille. Kompleksisissa projekteissa, joissa on paljon epävarmuutta ja tulkinnanvaraisuutta, tärkeät sidosryhmät tulisi osallistaa projektiin varhaisessa vaiheessa. Varhainen osallistaminen, sosialisointi, yhteiset keskustelut ja keskinäinen yhteistoiminta voivat tukea tavoitteiden saavuttamista ja auttaa parantamaan projektin suorituskykyä. Sidosryhmien tärkeys voidaan määritellä, niiden roolien ja vastuiden, projektiin liittyvien kompetenssien, informaation ja kiinnostuksen ja sen kuinka paljon ne voivat vaikuttaa projektiin, perusteella. Case-projektin tärkeillä sidosryhmillä oli keskeinen rooli projektissa ja kokemusta ja osaamista, jotka olivat hyödyllisiä projektin suunnitteluun ja aikataulutukseen. Sidosryhmien organisointimalli on konstruoitu ja sen käyttö määritelty kirjallisuuskatsauksen ja empiirisen analyysin perusteella. Sidosryhmien organisointimalli sisältää viisi vaihetta: — Määritellään projektin tavoitteet ja yhteistoiminnallisuuden kokonaistarve — Tunnistetaan sidosryhmät — Arvioidaan sidosryhmien tärkeys — Organisoidaan sidosryhmät erilaisille yhteistoiminnallisuuden tasoille — Määritellään sopivat integraatiomekanismit ja yhteistoiminnalliset menetelmät ja työkalut jokaiselle tasolle Teollisille investointiprojekteille ei ollut olemassa ohjeita siitä, miten sidosryhmät tulisi organisoida erilaisille tasoille. Tämän tutkimuksen mallia voidaan käyttää määriteltäessä yhteistoiminnallisuuden tarvetta ja tärkeitä sidosryhmiä, sidosryhmien organisoinnissa eri tasoille ja määrittelyssä siitä mitä yhteistoiminnallisia menetelmiä ja työkaluja voitaisiin ottaa käyttöön projektissa ja kuinka erilaisten tasojen tulisi käyttää niitä. Tutkimustuloksia voidaan käyttää yhteistoiminnallisissa investointiprojekteissa mutta mallin käytettävyys tulisi validoida erilaisissa investointiprojekteissa. Sidosryhmien tasot ja yhteistoiminnallisten menetelmien ja työkalujen käytön vaatimukset pitäisi testata ja hienosäätää tarvittaessa.