Factors influencing the design and implementation of Big Room in project alliances

• Main Author: Koskelo, S. (Sari)
• Format: Dissertation
• Language: English
• Published: University of Oulu 2017
• Subjects: Industrial Engineering and Management
• Online Access: http://urn.fi/URN:NBN:fi:oulu-201706282700; http://nbn-resolving.de/urn:nbn:fi:oulu-201706282700

The increased popularity of collaborative projects, such as integrated project deliveries and project alliances, has created a need to develop new methods to manage integration between project parties in infrastructure and construction industry. One such integration mechanism is Big Room, which means that project members are colocated to design and work on a project as an integrated team in a common working environment. In Finland, the concept of Big Room has been applied in several project alliances, but experiences about the concept have been dissenting. Big Room has been experienced to increase integration between parties, but also take too much time from Big Room participants. The aim of this Master’s Thesis is to find out, how the concept of Big Room should be adjusted in project alliances of different complexity. The study is a constructive research, which aims to present a model which can be used to define Big Room practices in project alliances. To accomplish the objectives of the research, three research questions are set to direct the study: 1. How can Big Room be defined? 2. What is the influence of project complexity factors on the concept of Big Room? 3. How should the design and implementation of Big Room activities be adjusted in project alliances? In the beginning of the research, literature related to project alliancing, Big Room and project complexity are presented. Theoretical framework creates a basis for data analysis. The study indicates that people, physical space and technology create a foundation for Big Room concept, which aims to share and generate project-specific information. Results illustrate the impact of several factors related to project complexity and lifecycle on Big Room activities. In Finland, daily colocation of project team in Big Room environment has not been possible in most cases, because people are usually working on several projects at the same time. Additionally, involvement in Big Room environment is restricted by geographical dispersion of project parties. Despite the fact, that modern communications technology enables virtual participation, virtual tools are utilized slightly in Big Room activities in Finland. Generally, virtualization demands a large use of 3D-modelling and active use of virtual communication tools. The research indicates that careful planning and facilitation of Big Room activities are a requisite for valuable collaboration. Profitable collaboration in a common working environment demands also the definition and implementation of several managerial processes during the project lifecycle. This research provides comprehensive description about the elements of the Big Room concept which should be noticed in designing and implementation of Big Room. Prior researches have not defined the Big Room concept at that level. Results of the research are applicable to different project alliances, in which the common target and openness are central. In the adjustment of the concept to other procurement forms, influencing factors should be studied further and procurement form specific process of adjustment should be created. === Yhteistoiminnallisten hankkeiden, kuten integroitujen projektitoimitusten ja projektiallianssien, lisääntynyt suosio on luonut tarpeen kehittää uusia hankkeiden osapuolia integroivia toimintamalleja infrastruktuuri- ja rakennusalan hankkeissa. Yksi integroinnin malli on Big Room-toiminta, jossa projektin osapuolet kokoontuvat suunnittelemaan ja tekemään töitä samaan työtilaan. Suomessa Big Room-toimintaa on hyödynnetty useissa projektialliansseissa, mutta kokemukset toimintamallista ovat olleet kaksijakoisia. Sen on koettu lisäävän integraatiota hankkeiden osapuolten kesken, mutta myös vievän liikaa aikaa siihen osallistuvilta henkilöiltä. Tämän diplomityön tavoitteena on selvittää, miten Big Room- konseptia tulisi sopeuttaa kompleksisuudeltaan erilaisissa projektialliansseissa. Työ on konstruktiivinen tutkimus, joka pyrkii esittämään mallin, jota voidaan hyödyntää Big Room- käytänteiden määrittämisessä allianssihankkeissa. Tavoitetta varten tutkimukselle on asetettu kolme tutkimuskysymystä: 1. Mikä on Big Roomin määritelmä? 2. Mitkä kompleksisuustekijät vaikuttavat Big Room konseptiin? 3. Miten Big Room-toiminnan suunnittelua ja toteutusta pitäisi sopeuttaa projektialliansseissa? Tutkimuksen alussa esitellään kirjallisuutta liittyen projektialliansseihin, Big Roomiin, sekä projektien kompleksisuuteen. Teoreettinen viitekehys luo pohjan aineistoanalyysille. Tutkimus osoittaa, että ihmiset, fyysinen tila sekä teknologia luovat edellytykset Big Room-toiminnalle, joka tähtää projektikohtaisen tietämyksen jakoon ja uuden tietämyksen generointiin. Big Room-toiminnan toteutukseen vaikuttaa kuitenkin useita eri tekijöitä projektin kompleksisuudesta ja elinkaaresta johtuen. Tutkimuksessa ilmenee, että Suomessa kokoaikainen yhteistyö Big Room-tilassa ei ole usein mahdollista, sillä useat projektissa työskentelevät henkilöt tekevät samanaikaisesti töitä useille eri hankkeille. Lisäksi Big Room- toimintaan osallistumista vaikeuttaa toimijoiden laaja maantieteellinen hajaantuneisuus. Vaikka nykyteknologia mahdollistaa etäosallistumisen, virtuaalisuutta ei ole hyödynnetty hankkeissa kovinkaan paljon. Yleisesti ottaen virtuaalisen Big Room toiminnan edellytyksenä on laaja tietomallinnuksen käyttö, sekä aktiivinen kommunikointi hankkeen osapuolten kesken. Tutkimuksesta käy ilmi, että Big Room sessioiden huolellinen suunnittelu ja fasilitointi ovat edellytys arvoa tuottavalle yhteistyölle. Menestyksekäs työskentely yhteisessä työympäristössä vaatii myös useiden erilaisten johtamisprosessien määrittämisen ja täytäntöönpanon hankkeen aikana. Tämä tutkimus antaa kokonaisvaltaisen kuvan Big Room- konseptin elementeistä, jotka pitäisi huomioida toiminnan suunnittelussa ja toteutuksessa. Aiemmat tutkimukset eivät ole määritelleet konseptia tällä tasolla. Tutkimustulokset ovat yleistettävissä erilaisissa projektialliansseissa, joissa yhteisen tavoitteen näkeminen ja avoin toiminta ovat keskeisissä rooleissa. Muihin hankemuotoihin sovellettaessa hankintamallista johtuvia tekijöitä tulisi tutkia ja luoda hankemuotokohtainen prosessi Big Room -konseptin sopeuttamiseen.