Ärendehantering på allmännyttigt bostadsbolag : En fallstudie på GotlandsHem

• Main Author: Wentzel, My
• Format: Others
• Language: Swedish
• Published: Uppsala universitet, Institutionen för samhällsbyggnad och industriell teknik 2021
• Subjects: case management; case management process; customer support; PDSA cykle; public housing company; total quality management; allmännyttigt bostadsbolag; kundservice; kvalitét; PDSA-cykeln; ärende; ärendehantering; ärendehanteringsprocess; Reliability and Maintenance; Tillförlitlighets- och kvalitetsteknik
• Online Access: http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:uu:diva-445053

The case study has been conducted at a public housing company in Sweden GotlandsHem. The purpose of the study is to survey the case management process of the organisation and to obtain a process development plan as well as offer a proposition for implementation. To understand the current case management process the theoretical origin of the study has been made through process theory and total quality management. Earlier research has illustrated the challanges of finding a generic process of case management. The data of the study have been collected through interviews and documented records. Juran´s Problem-Solving Process and the Plan-Do-Study-Act model have been used for the implementation part of the study. The result illustrates the absence of a common working method, with the case management process. The result also present how other public housing companies are working with case management. The analysis presents the current process compared to the theories and which criteria need to be met for a well-functioning process. The current state of the process indicate an absence of a common working method and the perseption of what a case is differs. The process can be developet by seeing case management as an overall process with the definition "A case is when a customer experiences a need for service and contacts GotlandsHem." For the process, a common companywide working method needs to be established.  === Inledning. Fallstudien har utförts hos allmännyttiga bostadsbolaget GotlandsHem som är den största aktören för uthyrning av lägenheter på Gotland. Studiens syfte är att studera organisationens ärendehanteringsprocess samt arbeta fram ett förslag på utveckling av processen samt implementeringsförslag.  Teori. För att skapa förståelse för ärendehanteringens nuläge har teoretisk utgångspunkt för studien varit processer samt offensiv kvalitetsutveckling. Avsnittet behandlar tidigare forskning som har visat att det finns utmaningar i att hitta en generisk process för ärendehantering.  Metod. Datainsamling har utförts genom intervjuer och dokumentär forskning. Studien följer en kvalitativ forskningsdesign där benchmarking har använts. Jurans problemlösningsmodell och förbättringscykeln PDSA är modeller som använts som utgångspunkt för vidare implementering. Resultat. Resultatet visar att det finns en avsaknad av gemensamma arbetssätt genom ärendehanteringsprocessen. I resultatet presenteras hur andra allmännyttiga bostadsbolag arbetar med ärendehantering där ledarskap, gemensamma arbetssätt och registrering av ärenden är tre nyckelkomponenter till en väl fungerande ärendehantering.  Analys. Analysen visar på processens nuläge utifrån teorier inom processarbete. Även intern service analyseras utifrån tidigare forskning där bristande kvalitet på återkoppling till kund genom teorier kan härledas till bristande intern servicekvalitét. Slutsatser. Processens nuläge visar en avsaknad av gemensamma arbetssätt och att uppfattningen om vad som är ett ärende går isär. Processen kan utvecklas genom att se ärendehanteringen som en övergripande process med definitionen ”Ett ärende är när en kund upplever ett behov av service och kontaktar GotlandsHem.”. För processen behöver ett gemensamt företagsövergripande arbetssätt fastställas och processens prestanda behöver mätas. Implementering av förbättringsförslag kan göras med hjälp av Jurans problemlösningsmodell kombinerat med PDSA.