Centralisering av personalplanering : En fallstudie om effektivisering och processtyrning

• Main Author: Eriksson, Nina
• Format: Others
• Language: Swedish
• Published: Uppsala universitet, Institutionen för teknikvetenskaper 2019
• Subjects: LEAN; streamlining; process flow chart; interview; survey; effektivisering; processflödeskarta; intervju; enkät; Business Administration; Företagsekonomi
• Online Access: http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:uu:diva-388085

Keolis conducts public transport on behalf of municipalities around the country. Through locally adapted and sustainable city traffic, Keolis creates value for travelers, society and owners. The company has been wholly owned by the international public transport group Keolis since the autumn of 2010. Keolis is located in Jönköping County, Örebro County, Stockholm County, Västra Götaland, Värmland, Östergötland and Dalarna. The company's working method focuses on putting the traveler's needs in focus, which is to offer the solution that is best for travelers and the environment, regardless of the type of traffic. One step in the company's journey was in 2017 a decision to centralize the personnel planning department to be able to increase steering towards set goals and saving resources. Process and flow activity are two interwoven pillars for successful efficiency improvement work. It is in the process that flow activity arises. In order to streamline flow activity, we need to understand the process The starting point for the project is a preliminary study conducted at the company earlier 2019. The preliminary study analyzed the flow process "preparing the traffic day" within the personnel planning department for the Stockholm area and identified improvement areas ahead of upcoming in-depth analysis that takes place in this work. An action plan for identifying and prioritizing improvement areas at the department is presented. The conclusion states the importance of introducing methodological working methods to enable continuous improvements. Based on the identified areas of improvement, the study is designed to answer the question of what improvement should be prioritize and in what order should the organization implement improvements. The implementation would accrue in working methods and approach to gradually streamline the department after centralization Subsequently, an action plan for identifying and prioritizing improvement areas at the department is presented. The conclusion states the importance of introducing methodological working methods to be able to work with continuous improvements. In the near future, leveling out workflow is necessary for stabilizing the process and providing the opportunity to reach the system limit. There are good chances to further develop the department by changing perspectives on the distribution and introducing new working flows. Improvements to these areas will lead to the gradual fulfillment of the initial goal of centralization in the form of a standard approach and increased productivity and profitability. === Keolis bedriver kollektivtrafik på uppdrag av kommuner runt om i landet. Genom lokalt anpassad och hållbar stadstrafik skapar Keolis värde för resenärerna, samhället och ägarna. Företaget ägs sedan hösten 2010 till 100 procent av den internationella kollektivtrafikskoncernen Keolis. Keolis finns i Jönköpings län, Örebro län, Stockholms län, Västra Götaland, Värmland, Östergötland och Dalarna.  Företagets arbetssätt fokuserar på att sätta resenärens behov i fokus, vilket är att erbjuda den lösning som är bäst för resenärer och miljön, oavsett trafikslag. Ett steg i företagets resa blev under 2017 ett beslut om att centralisera avdelningen personalplanerare för att kunna öka styrningen mot uppsatta mål och uppnå besparing av resurser. Process och flödesaktivitet är två sammanflätade grundpelare för ett lyckat effektiviseringsarbete. Det är i processen som flödesaktivitet uppstår; för att effektivisera flödesaktivitet behöver det finnas förståelse för processen.  Hos Keolis Sverige AB analyseras flödesprocessen ”förbereda trafikdagen” inom avdelningen personalplanering för Stockholmsområdet. Processen ska handla om planering och bemanning av personal för en trafikdag. Målet med denna uppsats har varit att kartlägga dagens flödesschema, analysera problemområden samt ta fram förbättringsförslag. En analys av flödesschema för processen har genomförts, där medarbetare från avdelningen personalplanerare samt trafikområden har varit involverade. Detta för att fånga upp möjliga förbättringar samt skapa en delaktighet inför framtida förändringar. Examensarbetet har avgränsats till att endast analysera Stockholmsområdet. Baserat på de identifierade förbättringsområdena har studien utformats för att besvara frågeställningen om vad organisationen bör prioritera och i vilken ordning organisationen bör genomföra förbättringar i arbetssätt och metoder för att gradvis effektivisera avdelningen efter centralisering. Utgångspunkten för examensarbetet är en förstudie utförd hos företaget tidigare samma år. Förstudien analyserade flödesprocessen ”förbereda trafikdagen” inom avdelningen personalplanering för Stockholmsområdet och identifierade förbättringsområden inför kommande fördjupad analys, vilken har skett i detta arbete.  En handlingsplan för att identifiera och prioritera förbättringsområden hos avdelningen presenteras. Slutsatsen visar vikten av att införa metodiska arbetssätt för att kunna jobba med ständiga förbättringar. I närtid är att jämna ut arbetsflöde nödvändigt för att stabilisera processen och ge möjlighet till att uppnå systemgränsen. Det finns goda chanser till att utveckla avdelningen ytterligare genom att ändra perspektiv på fördelningen och införa nya arbetssätt och fördelningar bland personalplanerare. Förbättringar av dessa områden kommer att leda till gradvis uppfyllelse av det ursprungliga målet för centraliseringen i form av ett enhetligt arbetssätt samt ökad produktivitet och lönsamhet.