| Summary: | The exam was performed at Oslo Kommune - Bymiljøetaten- Digital utvikling. The agency is responsible for the city's environment and make sure that parks and streets in Oslo stay clean for example. The department in focus is the IT-department of Bymiljøetaten. The department works according to agile working methods and has recently been working based Kanban where they use tools according to the method. However, it is perceived that implementation of this way of work has taken place too fast and that subprocesses has not been in focus at the same level. The problem is based on the lack of communication between and within the working groups and between leadership. This has resulted in a reduction in efficiency, as employees produce unnecessary code, roles become unclear, routines are not documented, the product is not adapted to the customer, etc. Through the different types of methods to gather data has showed the problems to be perceived as many they all lead back to their lack of communication. Furthermore, communication tools exist but are not used which is a direct result of the lack of process around them. The solution suggested is something that will reduce these problems and make it easier to communicate issues via a software that is implemented in a large process. The solution will be to contribute to increased communication within the agency through a program called FIT IssueTrack that can store and manage routines, but also opens up so employees can customize the work to streamline it. The fact that employees can come up with improvement suggestions also makes it easier to implement further improvements, as work methods are adapted accordingly. In addition to this, a meeting will also be held regularly to discuss the various proposals presented. === Examensarbetet som presenteras utfördes hos Oslo kommune – Bymiljøetaten – Digital utvikling som ansvarar för datasystemen som används för att bevara stadens miljö. Digital utvikling är med andra ord Bymiljøetatens IT-avdelning. Avdelningen arbetar enligt agila arbetsmetoder och har sedan nyligen implementerat Kanban med ingående verktyg. Dock upplevs det som att implementeringen av arbetssättet har skett för snabbt och stödprocesser anpassas inte i samma takt. Problemet grundar sig i att kommunikationen mellan och inom arbetsgrupperna samt ledarskapet brister. Problemet grundar sig i att kommunikationsverktygen som existerar ej används som ett resultat av att ingen process för dem existerar. Resultatet av kommunikationsbristen visar på nedsatt effektivitet då medarbetare bland annat producerar onödig kod, roller blir otydliga, rutiner ej dokumenterade samt produkten är ej anpassad efter kundernas krav och förväntningar. Lösningen som föreslås kommer att kunna minska problem som avdelningen har och förbättrar kommunikationen inom avdelningen. De problem som presenteras genom enkätundersökningen, intervjuerna samt observationerna är många och har sin grund i att kommunikationen brister. Lösningen blir att reducera bristen av kommunikation mellan alla led genom en process som beskriver hur arbetet ska utföras. I kombination med processen ska även ett program vid namnet FIT IssueTrack användas. Verktyget kan lagra och hantera rutiner, men även öppna upp så att medarbetarna kan anpassa arbetet för att effektivisera det. Att medarbetarna kan komma med förbättringsförslag bidrar även till att det blir lättare att implementera vidare förbättringsarbeten då nya arbetssätt och metoder lättare kan anpassas efter de gamla. Två gånger i månaden ska även ett möte utföras för att diskutera de olika förslagen.
|
|---|
