Intern kommunikation i en extrem situation : - En kvalitativ studie om omställningen till distansarbete

• Main Authors: Forsgren, Julia, Holmström, Josefin
• Format: Others
• Language: Swedish
• Published: Umeå universitet, Företagsekonomi 2021
• Subjects: intern kommunikation; distansarbete; förändring; COVID-19; rutiner; strategier; Business Administration; Företagsekonomi
• Online Access: http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:umu:diva-184804

Världen har påverkats kraftigt sedan viruset COVID-19 spreds snabbt under våren 2020 och skapade en extrem situation. Sedan dess har många företag snabbt behövt ställa om till en mer distanserad arbetsmiljö under en mycket kort tid. Intern kommunikation är en betydande del av en organisations verksamhet och dess framgång, det är därför viktigt att den fungerar väl. Med anledning av pandemin COVID-19 och en ökad digitalisering är det därför rimligt att tro att detta har påverkat och förändrat företags rutiner och strategier för den interna kommunikationen. Syftet med studien är därmed att få en djupare helhetsförståelse av hur organisationers strategier och rutiner för den interna kommunikationen har påverkats och förändrats under den extrema situation som COVID-19 har orsakat. Därför tas såväl ledningens som medarbetarnas perspektiv i beaktande. Vår intention är även att bidra med praktiska rekommendationer och teoretisk kunskap om vilka kommunikationskanaler som företag bör prioritera i sin interna kommunikation för att få en så effektiv arbetsmiljö som möjligt. För att lyckas med detta har vi därför utgått från en kvalitativ studie och genomfört tio semi-strukturerade intervjuer på fyra olika företag i Sverige för att göra det möjligt att besvara frågeställningen: Hur förändras strategier och dagliga rutiner för intern kommunikation vid en snabb omställning till distansarbete? Med utgångspunkt i studiens syfte och frågeställning har resultatet från denna studie påvisat att majoriteten av företags rutiner och strategier för den interna kommunikationen främst har förändrats till sättet och blivit mer digitala. Det har framkommit att rutiner för mer informell kommunikation har minskat samtidigt som rutiner och strategier för formell kommunikation från chefer till medarbetare har ökat. Trots att face-to-face kommunikation till stor del har uteslutits på grund av rekommendationen med social distansering till följd av COVID-19 har ledningen och deras medarbetare på de deltagande företagen i denna studie lyckats utveckla goda sätt att kommunicera på. Den kommunikationskanal som utifrån studien har visat sig vara den mest uppskattade under pandemin av såväl medarbetare som chefer är främst olika former av videosamtal. Däremot saknas face-to-face kommunikationen och möjligheten att kunna tyda kroppsspråk, tonläge och blickar av respondenterna i studien. Även möjligheten till feedback under pandemin har visat sig vara särskilt viktigt då kommunikationskanaler såväl har fallit bort som tillkommit på de olika företagen. Studien har även visat på att den interna kommunikationen fungerar bättre vid vissa tillfällen, exempelvis mellan olika avdelningar och internationella delar av företag än den gjorde innan pandemin.