När informationssystemen leder till dubbelarbete : En fallstudie av ärendehanteringen inom Huddinge kommun

• Main Authors: Barton, Julia, Flygare, Sandra
• Format: Others
• Language: Swedish
• Published: Södertörns högskola, Medieteknik 2017
• Subjects: case management; information system; usability; data management; municipality; ärendehantering; informationssystem; användbarhet; datahantering; kommun
• Online Access: http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:sh:diva-32210

Idag sker organisatoriskt administrationsarbete till stor del med hjälp av datoriserad teknik. Det finns dock en ineffektivitet i hur detta administrationsarbete går till i olika datasystem vilket lett till högre kostnad för mindre genererad nytta åt kunderna. Inom den offentliga sektorn är dessa kunder invånarna. Denna studie undersöker hur Huddinge kommun arbetar med ärendehantering i olika medieformer, vad som påverkar ärendehanteringen i och mellan medieformerna, samt vilka problem som uppstår i ärendeprocessen till följd av dessa. Studien tar upp hur socioteknik och människa-dator interaktion samverkar inom ramen för informationssystem och datahantering i förhållande till användarna och ärendehantering. Observationer och intervjuer har genomförts vid tre förvaltningar, samt Servicecenter på Huddinge kommun. Resultatet visar att ärendehanteringen inom kommunen är beroende av flera olika medieformer där informationssystemens användbarhet och funktionalitet påverkar hur säkert, konsekvent och tillförlitligt ärendehanteringen sker. Återkommande problem gällande dubbelarbete, oavslutade ärenden och inkonsekvent datainsamling och registrering av data kopplat till ärenden kan identifieras. Resultaten kan användas av Huddinge kommun vid kravställning och inköp av informationssystem ämnade för ärendehantering. Avgränsningar har gjorts gällande antalet representerade förvaltningsenheter inom kommunen. Övriga förvaltningsenheter kan använda sig av andra medieformer och ha andra erfarenheter gällande användning av dessa vid ärendehantering. === Today organizational management work is largely done with the help of computer technology. However, there are inefficiencies in how these management efforts are performed in various computer systems which has led to higher costs for less-generated benefits for customers. In the public sector, these customers are the residents. This study examines how the municipality of Huddinge works with case management in various forms of media, what influences the case management in and between these media forms and the problems that arise in the case process as a result of these. The study addresses how sociotechnology and human-computer interaction cooperate within the field of information systems and data management in relation to users and case management. Observations and interviews were conducted at three municipal administration units and the Service center in Huddinge. The results show that case management within the municipality is dependent on various forms of media, where the information systems usability and functionality affects how safe, consistent and reliable case handling takes place. Recurring problems regarding duplication of work, unfinished cases and inconsistent data collection and registration of data linked to case work can be identified. The results can be used by the municipality of Huddinge when defining requirements and purchasing information systems intended for case management. Limitations have been made regarding the number of represented administration units within the municipality. Other units within the municipality can use other forms of media, and therefore have other experiences regarding the use of these when working with case management.