A Case Study of a Business Process Modeling in Mobile ERP System

• Main Authors: Broomé Clason, Agnes, Holmberg, Maria
• Format: Others
• Language: Swedish
• Published: Malmö universitet, Fakulteten för teknik och samhälle (TS) 2019
• Subjects: Information systems; Enterprise Resource Planning; Mobile ERP systems; Mobile ERP; Business Process Modelling; Business Process Management; RapidValue BPM; Microsoft Dynamics 365; Microsoft Dynamics AX; Engineering and Technology; Teknik och teknologier
• Online Access: http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:mau:diva-20352

Utvecklingen inom informationssystem har lett till att allt fler verksamhet villdigitalisera deras arbetsprocesser. Det växande mobila användandet av EnterpriseResource Planning (ERP) på enheter såsom smartphones, tablets och handdatorer harlett till att verksamheter ställer större krav på sina system och leverantörer av dessa.Framtidens ERPsystemmåste fungera mobilt och underlätta arbetet för de anställdaistället för att vara ännu ett ITsystemsom ska lösa organisationens alla utmaningar.Denna fallstudie är gjord hos en grossistverksamhet i Skåne som var mitt iimplementationen av sitt ERPsystem,Microsoft Dynamics. Denna studie harundersökt hur arbetet med verksamhetens affärsprocesser såg ut före och underimplementationen av det nya systemet. Bakgrunden till fallstudien var att undersökaom det fanns korrelation mellan hur väl affärsprocesserna var evaluerade, anpassadeoch hur vällyckad verksamhetens ERPimplementationblev. Fallstudien villundersöka hur processmodellering och Business Process Management (BPM) kanstödja denna slags implementation av mobila ERPsystem.Verksamheten i studien är ett mellanstort säljochdistributionsföretag med kontor på4 svenska orter. Verksamheten påbörjade 2015 en digitalisering av helaorganisationen. ITsystemeti bestod då av flera olika system som anpassats underlängre tid för att integrera med varandra och dela information precis efterorganisationens önskan. Som en del av implementationen valde de att använda ettBusiness Process Modeling verktyg för att introducera och träna användarna avprocesserna i det nya systemet. Implementationsfasen i projektet började i februari2017 och i februari 2019 har verksamheten fortfarande inte fastställt ett Golivedatum.. Medeltiden för en ERPimplementationär 17,4 månader [5]. Då verksamhetenGolivedatum har flyttats räknas det nu som att verksamhetens implementation ärförsenade och över medeltiden.Arbetet med processerna före själva projektstart uppfattas som bristfälligt utifrån BPMdras slutsatsen att förseningen av “Go livedatumet”delvis beror det på att företagetoch organisationen inte har analyserat sina egna processer och har förlitat sig förmycket på att konsultbolaget och RapidValue BPM skulle sköta inlärning ochimplementationen. === The development in information systems has led to an increasing number ofbusinesses wishing to digitize their work processes. The growing mobile use ofEnterprise Resource Planning (ERP) systems on devices such as smartphones andtablets has led businesses to place greater demands on their information systems andsuppliers of these. ERP system in the future must be able to function mobile andfacilitate the work for the employees instead of being another IT system that will solvethe organisation's all challenges.This case study was made at a wholesale company in Skåne, which was in the midstof an ERP implementation with Microsoft Dynamics. This study has investigated howthe work with business processes looked before and during the implementation of thenew system. The background to the case study was to investigate whether there wereany correlation between how well the business processes were evaluated, adapted andhow successful the business's ERP implementation was. The case study aims toinvestigate how process modeling and Business Process Management (BPM) cansupport this kind of implementation of mobile ERP systems.The activity in the study is a mediumsizedsales and distribution company withoffices in 4 Swedish locations. In 2015, the business began digitizing the entireorganization. The IT system consisted of several different systems that had beenadapted over time to fit the needs of the organisation. As part of the implementation,they chose to use a Business Process Modeling tool to introduce the system and trainthe users of the processes in the new system. The implementation phase of the projectbegan in February 2017 and in February 2019 the business still has not set a Golivedate. The average time for an ERP implementation is 17.4 months [5]. Since theGolivedate business has been moved, it is now considered that the operation'simplementation is delayed and over the average time.The work on the processes before the actual start of the project is perceived asinadequate from BPM, the conclusion is drawn that the delay of the "Go live date" ispartly due to the fact that the company and the organization have not analyzed theirown processes and have relied too much on the consulting company and RapidValueBPM to handle learning and implementation.