Robotic process automation yay or nay : - Framtagandet av en utvärderingsmodell för RPA-investeringar i administrativa funktioner

• Main Authors: Petersson, Stina, Ebba, Fyhr
• Format: Others
• Language: Swedish
• Published: Linnéuniversitetet, Institutionen för ekonomistyrning och logistik (ELO) 2020
• Subjects: robotisering; automatisering; digitalisering; robotics; robotic process automation; RPA; investeringsbedömning; kalkylering; Business Administration; Företagsekonomi
• Online Access: http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:lnu:diva-96454

Bakgrund och problem: Södra Skogsägarna ekonomisk förening genomförde 2018 en implementering av en robot på deras huvudkontor med syfte att skapa kunskap om Robotic Process Automation (RPA) samt reducera repetitiva administrativa arbetsuppgifter. Detta för att på lång sikt skapa effektivitet samt nå ökad personaltrivsel på grund av att de anställda, efter implementering, utför mer värdefulla och kvalificerade arbetsuppgifter. Det finns idag en stor problematik och svårighet kring hur företag ska utvärdera RPA-investeringar då nuvarande utvärderingsmetoder endast tillåter finansiella siffror och därmed inte kan värdera icke mätbara fördelar. Det skapar problem när målen med en RPA-investering i sådana funktioner ofta är satta till annat än rent finansiella såsom bättre beslutsfattande och ökad personaltrivsel. Eftersom det inte finns några tidigare forskning kring utvärdering av RPA-investeringar i administrativa funktioner samt att tidigare studier visar på att det finns ett behov av en utvärderingsmodell som blandar finansiella och icke-finansiella dimensioner, avser denna studien att ta fram och utveckla en flerdimensionell utvärderingsmodell som kan tillämpas i dessa funktioner. Syfte: Syftet med studien är att skapa en djupare förståelse och kunskap kring RPA-investeringar i administrativa funktioner samt vilka effekter en sådan har på företag. För att nå detta kommer en tentativ flerdimensionell utvärderingsmodell som kan tillämpas vid RPA-investeringar i administrativa funktioner tas fram. Denna kommer sedan testas i ett empiriskt fall på Södra där en investering i RPA genomförts. Detta för att kunna utvärdera deras investering samt komplettera och utveckla utvärderingsmodellen utifrån erfarenheter och lärdomar från ett praktiskt fall. Metod: Studien är uppdelad i tre olika delar utefter avsnitten teoretisk referensram, empirisk referensram samt analys. Den första delen av studien som sker i den teoretiska referensramen avser att utföra första delen av tillvägagångssättet för att uppnå rapportens syfte. I den empiriska referensramen utförs andra delen av tillvägagångssättet och den avslutande analysen knyter ihop studien eftersom vi där genomför sista delen av tillvägagångssättet. Som ett resultat av att studien genomförs i dessa tre delar har det konstaterats att rapporten genomför två olika studier som tillsammans blir en helhet och att studien därmed även tillämpar två olika forskningsdesigner. Den första studien som genomförs är utvecklandet av en ny, tidigare obefintlig, flerdimensionell utvärderingsmodell som därav tillämpar en explorativ forskningsdesign. Den andra studien består av utvärderingen som genomförs på Södra och forskningsdesignen som tillämpats där är därför istället en fallstudie. Slutsats: Vi har genom denna studie försökt lösa den problematik som finns gällande utvärdering av RPA-implementeringar vilket resulterade i den flerdimensionella utvärderingsmodellen RIPA. Denna modell användes som ett verktyg för att skapa en djupare förståelse och kunskap kring RPA-investeringar i administrativa funktioner samt vilka effekter en sådan har på företag. För att modellen skulle kunna sägas skapa sådan kunskap krävdes det att den kunde bedömas som giltig. En sammanställning av studiens resultat visar att den framtagna RIPA-modellen inkluderar utvärdering av både finansiella samt icke-finansiella effekter där en balans skapas mellan detaljfokus och ett helhetsperspektiv. På grund av att modellen kan konstateras lösa de problem som tidigare fanns bedöms det att den är giltig och därmed lämplig att använda vid RPA-implementeringar i administrativa funktioner även om den framåt behöver testas fler gånger. Utöver att uppnå syftet har studien också genererat ett bidrag till hur framtida forskare och företag bör se på och behandla RPA-implementeringar. RIPA-modellen kommer även kunna hjälpa samhället och företag att fortsätta utvecklas eftersom modellen bidrar till att företag kan implementera RPA baserat på trovärdiga beslutsunderlag. Modellen skapar också möjlighet för företag att följa upp resultatet i efterhand och förbättra roboten utifrån det, något som kommer påverka RPA:s fortsatta framväxt. === Background and problem: Södra Skogsägarna ekonomisk förening invested 2018 in a robot at their head office with the aim of creating knowledge about RPA and reducing repetitive administrative tasks. This is to create efficiency in the long term and to achieve increased employee satisfaction because the employees, after implementation, perform more valuable and qualified work tasks. Today, there is a major problem and difficulty in how companies should evaluate RPA investments as current evaluation methods only allow for financial figures and thus cannot assess non-measurable benefits. This creates problems when the goals of an RPA investment in such functions are often set for other than purely financial ones such as better decision-making and increased employee satisfaction. Since there is no previous research on the evaluation of RPA investments in administrative functions and that previous studies show that there is a need for an evaluation model that mixes financial and non-financial dimensions, this study intends to develop a multidimensional evaluation model. Purpose: The purpose of the study is to create a deeper understanding and knowledge of RPA investments in administrative functions as well as their effects on companies. To achieve this, a tentative multidimensional evaluation model that can be applied to RPA investments in administrative functions will be developed. This will then be tested in an empirical case on Södra where an investment in RPA has been made. This is to be able to evaluate their investment and to supplement and develop the evaluation model based on experience and lessons learned from a practical case. Method: The study is divided into three different parts along the sections theoretical frame of reference, empirical frame of reference and analysis. The first part of the study conducted in the theoretical frame of reference intends to carry out the first part of the approach to achieve the purpose of the report. In the empirical frame of reference, the second part of the approach is carried out and the concluding analysis links the study as we carry out the last part of the approach. As a result of the study being conducted in these three parts, it has been established that the report conducts two different studies that together become a whole and that the study thus also applies two different research designs. The first study to be conducted is the development of a new, previously non-existent, multidimensional evaluation model, which consequently applies an explorative research design. The second study consists of the evaluation conducted at Södra and the research design applied there is therefore instead a case study. Conclusion: Through this study we have tried to solve the problems that exist regarding evaluation of RPA implementations, which resulted in the multidimensional evaluation model RIPA. This model was used as a tool to create a deeper understanding and knowledge of RPA investments in administrative functions and their effects on companies. In order for the model to be said to create such knowledge, it was required that it could be considered valid. A summary of the study's results shows that the developed RIPA model includes evaluation of both financial and non-financial effects where a balance is created between the focus of detail and a holistic perspective. Because the model can be found to solve the problems that previously existed, it is considered to be valid and thus suitable for use in RPA implementations in administrative functions, although it needs to be tested several times ahead. In addition to achieving the purpose, the study has also generated a contribution to how future researchers and companies should look at and treat RPA implementations. The RIPA model will also be able to help society and companies to continue to develop as the model helps companies to implement RPA based on credible decisions. The model also creates the opportunity for companies to follow up the results afterwards and improve the robot based on it, which will affect RPA's continued growth.