Assessing the Total cost of ownership of ERP systems : Case study analysis on the factors behind customer costs in recent minor implementations

• Main Authors: Rydgård, Göran, Palmberg, Nils
• Format: Others
• Language: English
• Published: Linköpings universitet, Ekonomiska informationssystem 2010
• Subjects: ERP; TCO; Total Cost of Ownership; Acando; Industrial engineering and economy; Industriell teknik och ekonomi
• Online Access: http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:liu:diva-57529

This master’s thesis presents a model for calculating the total cost of ownership (TCO) of relatively small ERP implementations, including two years of running the system. The main factors affecting the cost items in the model are also analyzed, based in part on four case projects that the consultancy company Acando has carried out recently and in part on literature. The case projects were investigated through interviews with key actors in the projects from Acando and the customer, and through invoicing and project documentation in Acando’s databases. It is important to note that it is the cost side of the projects that is in focus in this thesis. Realized value at the customer is thus not included in the TCO model or further analysis. The model is built based on previous models for assessing the TCO of ERP implementations, but adapted in several ways to the context of the four case projects in the study. The costs of the case projects are mapped individually into the TCO model, and the total costs for the customers of the projects are calculated and presented. This results in a TCO for each of the four projects of between 4 and 9 MSEK. The model makes a clear distinction between internal and external time and resources that are invested in a project. This underlines how an implementation project is a cooperative effort between vendor and customer. Important factors found that affect the TCO of implementation projects include all the seven categories of success factors that Nah and Delgado find in their extensive literature review on the subject. The most significant of these categories of factors are shown to be top management support and project management. This is largely because these influence the impact of many of the other factors. All factors are interrelated though, and it is at times difficult to identify which is the main factor in a certain course of events. Looking more into detail concerning the cost affecting factors the most important factors identified in the case studies were the following: Amount of resources allocated to the project by top management Priority of the project in the organization   Skill and experience of the customer project manager Control and follow-up procedures Communication between stakeholders regarding expectations and  project scope The amount and complexity of integrations, customizations, data migration and testing Type of contract regarding pricing and risk sharing Change management effort === Detta examensarbete presenterar en modell för totalkostnader (TCO eller Total Cost of Ownership) av relativt små ERP-implementationer, inklusive två års drift av systemet. De viktigaste faktorer som påverkar kostnadsposterna i modellen analyseras också, baserat delvis på fyra implementationsprojekt som konsultföretaget Acando nyligen har utfört och delvis på litteratur. Projekten undersöktes genom intervjuer med nyckelpersoner i projekten från både Acando och kund, och genom fakturering och projektdokumentation från Acandos databaser. Det är viktigt att vara medveten om att det är kostnadssidan av projekten som står i fokus i denna rapport. Realiserat värde hos kunden är alltså inte inkluderat i TCO-modellen eller vidare analys. Modellen är baserad delvis på tidigare modeller för att utvärdera TCO av ERP-implementationer, men anpassad för kontexten hos de fyra projekten i studien. Kostnaderna i de studerade projekten mappas in i TCO-modellen, och de totala kostnaderna för projektens kunder presenteras. Resultaten visar på en total kostnad för projekten för mellan 4 och 9 miljoner kronor. Modellen gör en tydlig distinktion mellan intern och extern tid och resurser som investeras i ett projekt. Detta understryker hur ett implementationsprojekt är ett samarbete mellan säljare och kund. Viktiga faktorer som befunnits påverka totalkostnaderna av implementationsprojekt inkluderar alla sju kategorier av framgångsfaktorer som Nah och Delgado hittar i sin omfattande litteraturstudie i ämnet. De viktigaste av dessa kategorier visas vara stöd från ledningen och projektledning. Detta beror till stor del på att dessa påverkar vikten av många andra faktorer. Alla faktorer är relaterade dock, och det ligger många svårigheter i att försöka utreda vilka som är de huvudsakliga faktorerna i ett visst skeende. Ser vi mer i detalj på vilka individuella kostnadspåverkande faktorer som identifierats i studierna är de som följer: Mängd resurser som ledningen allokerar till ett projekt Projektets prioritet i organisationen Kunskap och erfarenhet hos kundens projektledare Styrning och uppföljningsprocesser Kommunikation mellan intressenter angående förväntningar och projektets omfattning Mängden och komplexitet hos integrationer, anpassningar, datamigrering och testning Kontraktets utformning vad gäller prissättning och riskdelning Förändringsledning