Challenges of Implementing a Product Life Cycle Process : A Study at Stora Enso

• Main Authors: EKENBERG, GRETA, STÅHL, JENNY
• Format: Others
• Language: English
• Published: KTH, Skolan för industriell teknik och management (ITM) 2021
• Subjects: Product life cycle process; product portfolio management; innovation processes; implementation; change management; Produktlivscykelprocess; projektportföljshantering; innovationsprocesser; implementering; förändringsarbete; Engineering and Technology; Teknik och teknologier
• Online Access: http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:kth:diva-299266

Today, there is a great need for companies to be dynamic and cope with the fast-changing environment to stay competitive, stressing the need for well-defined processes for innovation and product portfolio management. For larger companies, it has been proven to be difficult to change traditional ways of working and adjust to new changes. Stora Enso is a large company, consisting of six different divisions with individual products, markets and processes for innovation and managing product life cycles. The lack of a common process causes problems in communicating, comparing results, and sharing resources between the divisions. In order to work in a more unified way, the company decided to introduce a cross-divisional process called Product Life Cycle Process (PLCP). The purpose of this study is therefore to analyze how a large company works with and manages the implementation of a new process and identify what challenges the company might face when dealing with this type of change. A literature study was performed in order to collect information regarding change management, innovation and product portfolio management processes as well as the implementation of these. Since the PLCP should be used in all divisions, information was collected by qualitative interviews from all six divisions to understand their plans, challenges and success factors. The results showed that all divisions were positive about the implementation of the new PLCP on a divisional level and saw benefits with the PLCP having similarities to their old ways of working, making the adaptation somewhat easier. The greatest challenges mentioned were lack of defined ownership and roles, employee resistance, lack of resources, flexibility, and support from management. All the divisions were also positive towards the company having one joint process and could see potential benefits like an overall common understanding and improved transparency between divisional products and projects. However, the greatest challenge mentioned was the fundamental differences between the divisions due to different products, projects, and strategies. To be able to meet changes in trends, needs, and requirements from customers, the study proved that Stora Enso is going in the right direction with the implementation of a joint process. Introducing the PLCP enables the company to speed up innovation and to commercialize products faster. Following are future recommendations provided for the company to further manage the implementation and work with the PLCP. Stora Enso needs to communicate a clear vision for how the company should handle the implementation and implement one IT-tool that includes managing products, support infrastructure, and performance measuring. They should also provide all managers and employees training and collect feedback from all divisions throughout the implementation. Stora Enso should also create and define clear product definitions and ownership roles for each division and take into consideration the different prerequisites of the division when planning the implementation of the PLCP. The company must therefore provide different time plans and financial support to the divisions based on their preconditions. === Det är viktigt för företag att vara dynamiska och konkurrenskraftiga för att klara av de snabba förändringar som sker på dagens marknader. Detta gör att det blir allt viktigare för ett företag att ha väldefinierade processer för både innovation och produktportföljhantering. Dock har det visat sig att större företag har svårt att ändra sina traditionella processer för att möta nya förändringar. Stora Enso är ett stort företag som består av sex divisioner med olika produkter, marknader och processer för innovation och produktlivscykler. Divisionerna har upplevt problem med att jobba på olika sätt eftersom de saknar en gemensam kommunikation, har svårt att jämföra resultat och dela resurser mellan divisionerna. Därför har nu företaget valt att introducera en gemensam produktprocess, kallad Product Life Cycle Process (PLCP), som alla divisioner ska jobba efter. Syftet av denna studie därför att analysera hur ett stort företag genomför och hanterar en implementation av en ny process och identifiera vilka utmaningar som företag kan uppleva under en sådan typ av förändring. En litteraturstudie utfördes för att hitta relevant litteratur om förändringshantering, innovation- och produktportföljhanteringprocesser samt hur dessa implementeras i ett företag. Eftersom PLCP skulle användas på alla sex divisioner så utfördes kvalitativa intervjuer med medarbetare på alla divisioner för att förstå divisionernas planer, utmaningar och de möjligheter de såg. Resultatet från intervjuerna visade att alla divisioner var positivt inställda till implementeringen av PLCP på en divisionsnivå och såg fördelar med att PLCP var lik många av divisionernas tidigare arbetssätt, vilket kunde göra det enklare att anpassa sig till den nya processen. Den största utmaningen som nämndes var bristen på definierade ägarroller, motstånd från anställda, brist på resurser, processens inflexibilitet och brist på stöd från ledningen. Alla divisioner var också positivt inställda till att alla inom företaget arbetar med en gemensam process och kunde se potentiella fördelar såsom en övergripande, gemensam förståelse samt förbättrad transparens mellan divisionernas produkter och projekt. Den största utmaningen var dock de grundläggande skillnaderna mellan divisionerna till följd av deras olika produkter, projekt och strategier. För att kunna möta föränderliga trender, krav och behov från kunder visar denna studie att Stora Enso går i rätt riktning genom att implementera en gemensam process. Implementering av processen möjliggör snabbare arbete med innovation och kommersialisering av produkter. Följande rekommendationer för att hantera implementeringen och fortsatt arbetet med PLCP presenterades till företaget. Stora Enso måste kommunicera en tydlig vision för hur företaget ska hantera implementeringen, samt implementera ett IT-verktyg som inkluderar hantering av produkter, en supportinfrastruktur och resultatmätning. De bör också ge alla chefer och anställda utbildning samt samla in feedback från alla divisioner genom hela implementeringen. Stora Enso bör också skapa och definiera tydliga produktdefinitioner samt ägarroller för varje division och ta hänsyn till divisionernas olika förutsättningar vid planering av implementeringen. Företaget bör därför tillhandahålla olika tidsplaner och ekonomiskt stöd till de olika divisionerna utifrån deras förutsättningar.