Implementation of an Idea Management System in a Global Organization : A Case Study in the Automotive Industry

• Main Authors: DÅDERMAN, ANTONIA, ÅSELIUS, MALIN
• Format: Others
• Language: English
• Published: KTH, Skolan för industriell teknik och management (ITM) 2020
• Subjects: Idea Management System; Idea Management; Culture; Process; Global Organization; Innovation; Radical Innovation; Idéhanteringssystem; Idéhantering; Kultur; Global organisation; Radikal innovation; Engineering and Technology; Teknik och teknologier
• Online Access: http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:kth:diva-279062

Disruptive changes driven by sustainability, new technology and servitization challenge companies’ current products and business models. This increases the interest in radical innovations, and consequently the interest to capture radical ideas. At the same time, globalization increases the importance for digital tools in order to connect and communicate between different geographical locations. An idea management system (IMS) allows large, global companies to conduct idea management in a structured way throughout the entire company. This study aims to investigate and identify factors important for the implementation of an IMS in companies that operates globally. This is done with a case study at a company in the automotive industry who is standing before an industrial transformation. In order to analyze the empirical findings two existing frameworks is combined into an empirical classification framework. The previous literature and the empirical analysis identified three important themes; process, culture and system. The discussion around the three themes allowed for a connection between the empirical findings and the previous literature, leading to conclusions regarding the implementation of an IMS. The study firstly concludes that finding ideas is no problem, it is more important to have the right processes in place for handling ideas. One of the key aspects is individual motivation and that the system is used for learning rather than performing. A risk identified was that goals within large companies may conflict with goals of radical innovation, which highlights the importance of flexible leadership and flexible systems within the company. The IMS should start with basic features and start at selected markets, allowing feedback from the IMS ambassadors to assist in the future development of the system. Categorizing ideas and using monthly campaigns for specific problem areas can facilitate the handling of a large number of ideas, preventing the IMS from becoming a “black hole” where ideas are submitted and then disappear. === Hållbarhet, ny teknologi och tjänstefiering är förändringar som utmanar dagens företags produktutbud och affärsmodeller. Intresset för radikala innovationer har i och med det ökat och som en konsekvens av det, även bidragit med ett ökat intresse av att fånga radikala idéer inom organisationen. Samtidigt har globaliseringen ökat betydelsen av digitala verktyg för anknytning och kommunikation mellan olika geografiska platser. Ett idéhanteringssystem (förkortning IMS) möjliggör strukturerad idéhantering genom hela företaget, för stora globala företag. Målet med studien var att undersöka och identifiera faktorer som anses viktiga för implementering av ett idéhanteringssystem i stora globala företag. Detta har gjorts genom en fallstudie på ett företag inom fordonsindustrin, som står inför en stor industriell förändring. För att analysera den insamlade empiriska datan har två existerande ramverk kombinerats till ett ramverk för empirisk klassificering. Tidigare litteratur och den empiriska analysen identifierade tre viktiga teman: process, kultur och system. Diskussionen kring dessa tre teman möjliggjorde för kopplingar mellan de empiriska fynden och tidigare litteratur, vilket gav slutsatser angående implementeringen av ett idéhanteringssystem. En av studiens första slutsatser var att mängden idéer inom en organisation inte är ett problem. Det är viktigare att ha processer på plats för att hantera idéerna. En av nyckelaspekterna var att individuell motivation och att systemet bör användas för lärande snarare än prestation. En risk med målsättning identifierades, det visade att mål hos stora företag kan strida mot mål för radikala innovationer, vilket lyfter vikten av ett flexibelt ledarskap och flexibla system inom företaget. I startfasen bör idéhanteringssystemet satsa på grundläggande funktioner och testas hos utvalda marknader, vilket möjliggör utveckling av systemet genom återkoppling från systemets ambassadörer. Månatliga kampanjer och kategorisering av idéer underlättar hanteringen av stora mängder idéer, vilket motverkar att idéhanteringssystemet blir ett ”svart hål” där idéer skickas in och försvinner.