Agile Contracts Implementation for Industrial Companies Purchasing Embedded Systems

• Main Authors: Arnelo, Albin, Fogelgren Broberg, Nicole
• Format: Others
• Language: English
• Published: KTH, Skolan för industriell teknik och management (ITM) 2020
• Subjects: Agile Contract; Buyer; Embedded Systems; Intellectual Property Rights; Partnership; Payment Model; Procurement; Supplier; Transparency; Trust; Agila Kontrakt; Betalningsmodell; Förtroende; Immateriella Rättigheter; Inbyggda System; Köpare; Leverantörer; Partnerskap; Riskhantering; Transparens; Upphandling; Engineering and Technology; Teknik och teknologier
• Online Access: http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:kth:diva-278900

The continuous advances and prevalence of embedded systems, being systems consisting of both hardware and software put together, provides a great challenge for industrial companies. Due to the increasing need of complex products to meet the demands of customers, companies more often need to source software from external suppliers. Software has the characteristic of being a product which is difficult to specify as it has the ability to iteratively update itself according to the changing environment, making it hard to determine precisely what it will look like at the beginning of its development. As a result, traditional waterfall contracts, for which the intention is to set clear specifications early on, are often not suitable for developing systems including software. Therefore, the need for flexible contracts, called agile contracts, among industrial companies is emerging to support new technological applications. The purpose of this thesis was to examine what the main challenges are when implementing agile contracts in industrial companies who are purchasing embedded systems, and how these challenges can be mitigated or rectified. This was done by an empirical study in the form of interviews with various relevant actors. Firstly, employees from an industrial company looking to implement agile contracts within its procurement processes to support its embedded system purchases were interviewed. The respondents expressed their concerns and perceived challenges with introducing agile contracts to their business. Then, to answer the challenges interviews were conducted with people who were knowledgeable within the topic of agile contracts. Also, a benchmark, a literature review and a theoretical framework have been performed to analyse previous findings within this research area. This thesis identified nine main challenges being Risk Management, Payment Model, Time Aspect, Communication, Embedded Systems, IP-Rights, Supplier Management, Mindset & Knowledge and Future. Each of these challenges was answered separately, but it was found that some answers overlapped between different challenges. The most prevalent challenge was regarding communication, as a successful relationship built on sufficient collaboration and trust lays a foundation for all the other challenges to be managed more easily. Another recurrent theme was that all involved parties must understand precisely what an agile contract implies in order to make beneficial decisions to manage all the challenges. === De kontinuerliga framstegen för inbyggda system, som består av både hårdvara och mjukvara sammansatt innebär en stor utmaning för industriella företag. På grund av det ökade behovet av mjukvara för att möta kundernas efterfrågan behöver företag köpa in mjukvara från externa leverantörer. Mjukvara är svårt att specificera eftersom det har förmågan att iterativt uppdatera sig själv i enighet med den förändrade miljön. Detta gör det svårt att i ett tidigt skede av ett projekt fastställa exakt hur produkten ska vara utformad. På grund av detta är traditionella kontrakt, som ofta följer vattenfallsmodellen för vilken avsikten är att tidigt sätta tydliga kravspecifikationer, sällan lämpade för att köpa in inbyggda system. Därav uppstår behovet av agila kontrakt bland industriföretag för att stödja nya tekniska tillämpningar. Syftet med denna avhandling var att undersöka vilka de huvudsakliga utmaningarna är gällande att implementera agila kontrakt på ett industriföretag som köper in och utvecklar inbyggda system samt hur dessa utmaningar kan bemötas. Detta gjordes i form av en empirisk studie med relevanta aktörer, främst inom ett industriföretag som avser att implementera agila kontrakt i sin inköpsprocess för att effektivisera inköp av inbyggda system. Först intervjuades medarbetare som idag köper in inbyggda system. Dessa fick uttrycka sina tveksamheter och utmaningar kring att implementera agila kontrakt i sin inköpsprocess. Efter det utfördes mer strukturerade intervjuer med kunniga personer inom agila kontrakt med målet att hitta lösningar till de tidigare identifierade utmaningarna. Dessa intervjuer i kombination med en litteraturstudie, ett teoretiskt ramverk och en benchmark användes för att analysera och besvara de identifierade utmaningarna. Denna avhandling identifierade nio huvudsakliga utmaningar från de explorativa intervjuerna; Riskhantering, Betalningsmodell, Tidsaspekt, Kommunikation, Inbyggda System, IP-Rättigheter, Mentalitet & Kunskap samt Framtid. Dessa utmaningar har alla blivit besvarade separat men det fastställdes tidigt att de finns tydliga överlappningar mellan utmaningarna. Den vanligaste överlappningen var angående kommunikation då en framgångsrik relation byggd på samarbete och förtroende lägger grunden för att alla andra utmaningar lättare ska kunna bemötas och lösas. Ytterligare ett återkommande tema var att alla parter måste förstå exakt vad ett agilt kontrakt innebär och hur det fungerar för att kunna fatta rätt beslut och hantera övriga utmaningar.