| Summary: | The chosen research area is the communication in complex hospital construction projects. The purpose of this study is to investigate and map out the existing communication and cooperation between the project management organisation towards the steering committee and the hospital organisation. The research objective consists also of investigating how the project members manages the challenges and difficulties with communication and what improvements they think is needed for increasing the efficiency within the different organisations, within the project. The results create an understanding and an awareness of the challenges, which will hopefully be beneficial for a more efficient project management. This was possible by investigating two actual projectorganisations in Sweden, one in Gävleborg (Gävle and Hudiksvall) and another one in Stockholm. Extensive literature review and various scientific reports were investigated. An overview over the research area was achieved, with focus on existing problems and possible solutions. The communication in the project process was analysed by having semi- structured interviews. One of the objectives with the interviews is to expose the strengths and weaknesses in the project management, but also the external opportunities and threats towards the organisation. It can further be described as an analysis for representing how the project members use their competence and experience to handle the challenges and difficulties, how the optimal solutions could be according to the project members and also how the organizational structure should be conducted for a better communication in the project process. The findings from the interviews compared with the theoretical framework indicates some parameters for achieving an ideal information transfer and communication. There needs to be defined structures and techniques for information transfer. The effectiveness of information transfer increases, when the roles of different project members, groups and organisation structures are clearly defined, in a formal structured way. The culture in the organisation impacts and shapes the communication methods within the organisation. The work environment, values, language, routines, structure and experience in the organisation shapes and creates the foundation for the organisational culture, which leads to how the communication will take form. The attitudes and behaviours of the participants in the project are another impact on the communication structure. The organisation should secure in a personal level openness and commitments for the sake of fulfilling the common objectives and vision of the project. The main challenges that were common in the projects in Gävle and Hudiksvall have been the lack of commitment from the steering committee, which is the county councils. The lack of participation and experience from both the steering committee and the hospital organisation made it challenging for the project management organisation to manage the projects. This means also that the hospital organisation has not been organized and there are not any representatives from the hospital in the projects. The project members are in these cases making qualified assumptions regarding the requirements that are needed in the hospital organisation. The main thought of effective communication is to be aware of all the changes in the project. If the participating project members are updated with the latest information, then there are less risks for surprises. The project management organisation and the hospital organisation needs mutually to support each other with guidance through the needs and requirements that they have. This could be possible if they organisation could have continuously face-to-face meetings but also by keeping a good dialogue with each other. The representatives for the hospital organisation should also be prepared for the project from the initialisation phase. === Det valda undersöknings området är kommunikationen i komplexa sjukhus byggprojekt. Syftet med studien är att undersöka och kartlägga den existerande kommunikationen och samarbetet mellan projektledningsorganisationen gentemot styrgruppen och sjukhusverksamheten. Målet med undersökningen består av att undersöka hur projektmedlemmarna handskas med utmaningarna och svårigheterna med kommunikationen och vilka förbättringar som de anser behövs för att öka effektiviteten i de olika organisationerna. Resultatet skapar en förståelse och en medvetenhet om svårigheterna, vilket förhoppningsvis blir mer fördelaktigt för en effektivare projektledning. Undersökningen var möjlig att genomföra genom att två aktuella projektorganisationer undersöktes i Sverige, en i Gävleborg (Gävle och Hudiksvall) och en annan i Stockholm. En omfattande litteraturstudie genomfördes och varierande forskningsartiklar undersöktes. En översikt över undersökningsområdet var uppnådd, med fokus på existerande problem och möjliga lösningar. Kommunikationen i projekten var analyserad genom att ha semi-strukturerade intervjuer. Ett av målen med intervjuerna var att upplysa styrkorna och svagheterna i projektledningen, men även de externa möjligheterna och farorna gentemot organisationen. Det kan vidare beskrivas som en analys som uttrycker hur projektmedlemmarna använder sin kompetens och erfarenhet för att handskas med utmaningarna och svårigheterna, hur de optimala lösningarna kan vara enligt projektmedlemmarna och även hur den organisatoriska strukturen borde genomföras för bättre kommunikation i projekt processen. Resultatet från intervjuerna jämfört med det teoretiska ramverket resulterar i vissa parametrar för att uppnå en ideal informationsöverföring och kommunikation. Det behöver finnas definierade strukturer och tekniker för informationsöverföring. Effektiviteten med informationsöverföring ökar när rollerna av de olika projektmedlemmarna, grupperna och organisationerna är tydligt definierade, i ett formellt strukturerat sätt. Organisationskulturen påverkar och formar kommunikationsmetoderna inom organisationen. Arbetsmiljön, värderingar, språk, rutiner, struktur och erfarenheter i organisationen formar och skapar grunden för den organisatoriska kulturen, vilket leder till hur kommunikationen formas. Attityd och beteenden från deltagare i projekten är ytterligare en påverkan på kommunikationsstrukturen. Organisationen borde säkra öppenhet och engagemang på individnivå för att kunna uppfylla de gemensamma målen och visionen för projektet. De huvudsakliga svårigheterna som var gemensamma för projekten i Gävle och Hudiksvall, har varit bristen på engagemang från styrgruppen, alltså landstingen. Bristen på deltagande och erfarenhet från både styrgruppen och sjukhusverksamheten har försvårat projektledningen för projektlednings organisationen. Det betyder också att sjukhusverksamheten inte har varit organiserade och att det inte har funnits representanter från sjukhusverksamheten. Projektmedlemmarna har i dessa situationer gjort kvalificerade gissningar angående de behov som sjukhusverksamheten har. Det huvudsakliga med effektiv kommunikation är att vara medveten om alla förändringar i projektet. Om de deltagande projektmedlemmarna är uppdaterade med den senaste informationen, blir det mindre risker för några överraskningar. Projektledningsorganisationen och sjukhusverksamheten behöver gemensamt stötta varandra genom vägledning av de behov och krav som de har. Detta kan vara möjligt om man har kontinuerliga face-to-face möten men även att hålla en god dialog med varandra. Representanterna för sjukhusverksamheten borde vara förberedda för projektet från initialiseringsfasen.
|
|---|
