Improvement of the order fulfillment process with the obligation of Letter of Credit: : A case study

• Main Author: Özdogru, Defne
• Format: Others
• Language: English
• Published: KTH, Industriell produktion 2015
• Online Access: http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:kth:diva-169476

In today’s competitive market there is a high pressure on companies to continuously improve and make their internal processes more efficient. There is a high demand from customer regarding receiving the products with shorter lead times, and pressure on reducing market price, and also to reduce the supply chain cost. In order to stay competitive, companies need to respond fast to changes in demand, keep good margins in order to be able to invest in product development and secure its position in the market. Company A is an OEM company that provides its customers with end-to-end customer unique solutions. Having a large product portfolio, the company not only produces its own products, but also buys products from third part companies which are later integrated in their solutions. Being a global company with subsidiaries, factories and customers around the world, result in a very complex supply chain.The purpose of this study is to look more closely to one of Company A’s customer’s order fulfilment process. The Customer is located in Northern Africa and has a customized order fulfilment process due to the contractual terms and conditions. The contract requires Letter of Credit as a payment term and inspection need to be performed before the material can be shipped to the customer. In order to identify the bottlenecks and areas of improvement a case study has been performed. The Case Study shows that there are several areas that can be improved. Analysis of four Customer Purchase Orders shows that the average lead time from signing the Customer Purchase Order to have the order placed and sent to the suppliers is 37 days. By improving the internal communication, proactively work on getting the CPO ready for ordering, and reducing the Early Start approval steps the lead time can be reduced significantly. The way the Letter of Credit is handled in this customer unique flow result in many stored finished goods days. The Company A has a strategy not to keep the material ready in the warehouse for more than 30 days. The analysis shows that material is stored in most of the cases for more than 30 days due to non-operative L/C and need to wait until the Letter of Credit is operative. Another bottleneck that the case study made visible is the days that the shipment cannot be shipped and need to wait for the insurance to be secured. By investigating the Incoterm and changing from existing CPT to DAT or CIP, the insurance can automatically be covered by Company A’s global insurance agreement. === I dagens konkurrensutsatta marknad har företag stor press på sig att ständigt förbättra och effektivisera sina interna processer. Det finns en efterfrågan från kunden om att få produkterna levererade med kortare ledtider och även press på att minska priserna och minska kostnader. För att kunna behålla sin konkurrenskraft, behöver företaget kunna reagera snabbt på förändringar i efterfrågan och ha goda marginaler för att kunna investera i produktutveckling och säkra företagets position i marknaden. Företaget A är en OEM-tillverkare som förser sina kunder med kopletta och även kundunika lösningar. Företaget A har en bred produktportfölj, som inte enbart innehåller egna produkter, utan företaget säljer även tredjepartsprodukter som integreras i den egna lösningen. Att vara ett globalt företag med flera dotterbolag, fabriker och kunder runtom i världen resulterar i en mycket komplex flödeskedja. Syftet med detta arbete är att titta närmare på ett av Företaget A’s kundorderflöde. Kunden finns i Nordafrika och har ett kundanpassad orderflöde på grund av gällande avtalsvillkor. Enligt kontrakten ska betalning ske via remburs och materialen behöver inspekteras innan godset kan skeppas till kunden. En fallstudie har genomförts för att identifiera flaskhalsar och hitta förbättringsområden. Fallstudien visar att det finns flera områden som har potentiell till förbättring. Analys av fyra kundordrar visar att det tar i genomsnitt 37 dagar från att kundordern är signerad tills ordrarna processas i systemet och beställningen skickas till leverantörerna. Genom att förbättra interna kommunikationen, vara mer proaktiv för att få kundordern redo för beställning tidigare och förbättra godkännandet av tidig orderläggning kan ledtiden minskas betydligt. Sättet som Remburs hanteras för detta kundorderflöde resulterar i många dagar som färdig material ligger i lager. Företag A har som mål att inte ha material liggande i lager i mer än 30 dagar. Analysen visar att i de flesta fallen blir material liggande i lager i mer än 30 dagar och väntar på att rembursen ska vara operativ. En annan flaskhals som fallstudien påvisade är dagar som skeppnigen inte kan skeppas på grund av att godset inte är försäkrad av kunden. Genom att se över gällande Incoterm CPT och ändra till DAT eller CIP, täcks försäkringen av företagets globala försäkring och leder till att kunden inte behöver täckna försäkring för varje sändning.