Information och kommunikation vid förändring : en studie av Pliktverkets förändringskommunikation

• Main Author: Eckhardt, Daniel
• Format: Others
• Language: Swedish
• Published: Karlstads universitet, Fakulteten för ekonomi, kommunikation och IT 2007
• Subjects: Intern kommunikation; Förändringskommunikation; Pliktverket; Information; Media and communication studies; Medie- och kommunikationsvetenskap
• Online Access: http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:kau:diva-982

Pliktverket genomförde under 2006 en stor förändring för att spara 100 miljoner kronor. Resultatet blev att 131 medarbetare sades upp och två regionkontor lades ner. Syftet med denna uppsats är att undersöka anledningarna till negativa omdömen om Pliktverkets interna kommunikation under förändringsprocessen 2006 och komma fram till lösningsförslag på de bakomliggande problemen så att den interna kommunikationen kan utvecklas. Kommunikation under förändring är ett stort område och därför har jag valt att begränsa mig till fyra områden som Pliktverket i en enkätundersökning funnit att det varit problem med. Jag har arbetat utifrån följande problemområden: Tillförlitlighet – Har tillförlitligheten till processen och informationen påverkats av problemen med kommunikationen? Förväntningar – Har Pliktverket skapat orimliga förväntningar på förändringsarbetet via medarbetarutbildning? Delaktighet – Varför får delaktigheten lågt betyg och hur har medarbetarna varit delaktiga? Dialog – Varför får dialogen under processen dåligt betyg? Samtalsintervjuer med medarbetare vid Pliktverkets kvarvarande regionkontor och huvudkontoret har använts som metod. Jag har bland annat kunnat dra följande slutsatser: • Förändringen har varit toppstyrd utan delaktighet för medarbetarna • Monolog har förekommit istället för dialog, vilket har lett till att tillförlitligheten och förtroendet för processen har blivit lågt. • Delaktigheten inom organisationen har av allt att döma varit dålig redan innan förändringsprocessen. • Medarbetarutbildningen som genomförts tidigare har gett medarbetarna förväntningar på att få vara delaktiga under en förändringsprocess. • Dålig tillgänglighet till ansvariga och chefer har gjort att dialogen blivit dålig. • Förändringens syfte är dåligt förankrad i organisationen på grund av dålig dialog. === During year 2006 The National Service Administration made a big change in order to save 100 million Swedish crowns. The result was that 131 employees were under notice and two regional offices were shut down. The purpose of this essay is to study the reason behind negative opinions about the internal communication during the change in 2006 and to propose solutions so the internal communication may be developed. Communication during a change is a large subject so I chose to focus on four subjects that were earlier discovered as problematic areas during the change process. I have been working with these four subjects: Reliability – Has the reliability towards the process and information been affected by communication problems? Expectations – Have the employees achieved expectations to be involved in the preparations for the change through an education? Involvement – Why does the involvement get such a low grade and how have the employees been involved? Dialogue – Why does the dialogue during the process get a low grade? Private interviews with employees at The National Service Administration Departments remaining offices have been used as method. Among other things I found out that: • The change has been driven from the top administration without involving the employees. • Involvement has been bad for the employees even before the change started. • Low accessibility by responsible persons has made the dialogue unsatisfactory • The change’s purpose is not well established in the organisation because of bad dialogue. • There has been monologue instead of dialogue, which has led to low reliability. • An education has given the employees expectations to be involved during a change.