Förbättring av interna projektöverlämningar : Framtagning av rutiner samt upprättande av en enhetlig arbetsmodell

• Main Author: Ernebro, Susanna
• Format: Others
• Language: Swedish
• Published: Karlstads universitet, Fakulteten för hälsa, natur- och teknikvetenskap (from 2013) 2016
• Subjects: improvement; internal; project; handover; design; process; documentation; product; development; implementation; procedures; company; projekt; interna; projektöverlämning; rutiner; enhetlig; effektivisera; arbetsmodell; designprocess; tjänstedesign; dokumentation; företag; kvalitetssäkra; produktutveckling; implementering
• Online Access: http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:kau:diva-44409

Detta examensarbete har genomförts under vårterminen 2016 för högskoleingenjörsprogrammet i innovationsteknik och design vid fakulteten för hälsa, natur- och teknikvetenskap på Karlstads universitet. Stora delar av arbetet har utförts hos uppdragsgivaren Emerson Process Management AB i Karlstad. Målet med projektet har varit att förbättra företagets interna projektöverlämningar. För att kunna göra projektöverlämningarna mellan projektavdelningen och serviceavdelningen mer enhetliga samt att kunna kvalitetssäkra dem, har en manual tagits fram som är tänkt att användas vid samtliga projektöverlämningar. Manualen innehåller information om hur en projektöverlämning mellan projektavdelningen och serviceavdelningen ska genomföras. Manualen inkluderar en beskrivning på vilka moment som ska ingå i överlämningsfasen av ett projekt samt vem som är ansvarig för de olika momenten. Även information om vilka personer som ska medverka under själva överlämningen, en agenda för överlämningsmötet samt vilka dokument som lämnas över till serviceavdelningen finns förklarat i manualen. Det har även skapats en mall på en mappstruktur som ska kunna användas av projektledarna för att lagra de dokument som serviceavdelningen behöver efter överlämningen från projektavdelningen. Denna mappstruktur, innehållande de dokument som serviceavdelningen behöver, är sedan tänkt kunna kopieras och sparas på en server inom företaget som medarbetarna på serviceavdelningen har tillgång till och där de kan sortera mapparna som de själva önskar. Syftet med detta är att medarbetarna på serviceavdelningen lätt ska kunna hitta de dokument de behöver och därmed spara tid och resurser på att slippa leta igenom onödig information. Att samtliga projektledare använder samma struktur för att lagra dokument kommer även hjälpa till att säkerställa att inga dokument glöms bort eller försvinner i överlämningsprocessen. Förstudien av projektet har innefattat informationsinsamlingar och intervjuer med anställda på de olika avdelningarna inom Emerson Process Management AB. Förstudien har sedan sammanställts i en kravspecifikation och en Service Blueprint. Utifrån detta material har sedan flera olika konceptgenereringar kunnat utföras och genom olika elimineringsmetoder, viktningar samt utvärdering av de framtagna lösningsförslagen kunde ett slutgiltigt koncept väljas. Det valda konceptet testades och en slutanpassning gjordes för att få ett så bra resultat som möjligt. En dialog fördes med personal på Emerson Process Management AB genom hela projektet för att få ett resultat som var anpassat till företagets verksamhet. Det lämnades även över förslag till Emerson Process Management AB på hur implementeringen av de nya rutinerna och verktygen skulle kunna genomföras. Detta för att på ett så bra sätt som möjligt få samtliga berörda parter att acceptera förändringsarbetet och genomföra förändringarna på ett positivt och lättarbetat sätt. === This Degree Project has been carried out during the spring semester of 2016 for the Degree of Science in Innovation and Design Engineering at the faculty of health, science and technology at Karlstad University. Most of the work has been done at Emerson Process Management AB in Karlstad. The purpose of the project was to improve the company’s internal project handovers. In order to make the project handovers between the project department and the service department more uniform and to be able to assure the quality of them, a manual has been developed. The manual includes information about the handover procedure, the different tasks that has to be performed during the project handover and also who is responsible for these tasks. The manual also includes information about the participants that are required to attend the handover meetings, agenda topics and information about what type of handover documents that should be handed over to the service organization during the handover meeting. A template for a folder structure has also been made, that is supposed to be used by project managers to store the documents that the service department will need after the handover. This templates, including the documents involving the projects, is then to be copied and stored on a server that the service department can access. On this server, the staff working in the service department can sort the different templates in a way that they desire to make it easier for them to find the documents they need. The fact that all project managers uses the same folder structure, staff at the service department will easily find the information they need, leading to large cuts in time and resources for the whole company. It also helps to ensure that no documents are forgotten or lost in the handover process. The feasibility study of the project has involved a lot of gathering of information and interviews with staff from different departments of the company. The feasibility study was then compiled in a requirement specification and a Service Blueprint. Based on this material, a number of solutions could then be carried out. Through various elimination methods, weightings and evaluation of the developed solutions, a final concept could then be chosen. The selected concept was tested and a final adjustment was made to get as good a result as possible. A dialogue was conducted with staff at Emerson Process Management AB throughout the project in order to get a result that was adapted to the company's operations. A proposal was also submitted to Emerson Process Management AB on how the implementation of these new procedures and tools would be realized. This was made so that all concerned parties in the best way possible could accept the change and implement it in a positive and easy-to-use manner.