Skillnaden mellan fysiska och virtuella företagsmöten : En kvalitativ fallstudie

• Main Authors: Dahlberg Hermansson, Emma, Lundin, Louise
• Format: Others
• Language: Swedish
• Published: Högskolan i Skövde, Institutionen för handel och företagande 2021
• Subjects: Sensemaking; meetings; virtual meetings; digitalization; möten; virtuella möten; digitalisering; Business Administration; Företagsekonomi
• Online Access: http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:his:diva-19751

Bakgrund: det organisationer har gemensamt är att människor sätts systematiskt sammanför att gemensamt lösa en uppgift. Möten är en av de vanligaste händelserna i organisationen och är ständigt återkommande. Idag behöver inte möten vara platsbundet till ett fysiskt rum utan kan genomföras genom digitala verktyg. I samband med den rådande pandemin (Covid-19) har det skett en omställning från kontorsarbete till hemarbete vilket har resulterat i att allt fler möten hålls virtuellt. Det innovativa sättet att arbeta virtuellt medför utmaningar för organisationer. Vidare finns det en svårighet att förmedla känslor via digitala verktyg samt att avsaknaden av fysiska möten påverkar interaktionen mellan medarbetare och ledare. Det kan då komplicera förståelse och som i sin tur påverkar meningsskapande i möten. Möten är viktiga platser för bland annat kommunikation, gruppbeslut och problemlösning. Vidare är möten en ekonomisk investering för företagoch upptar deltagarnas tid från andra produktiva aktiviteter. Det blir då av vikt att möten är relevanta och resurseffektiva ur ett företagsperspektiv. Syfte: syftet med studien är att bidra med en djupare förståelse för den upplevda skillnaden mellan fysiska och virtuella möten hos anställda inom ett programutvecklingsföretag. Studien syftar till att bidra med rikliga beskrivningar för de människor som är i liknande kontext. Vidare ska upplevelsen av skillnader studeras utifrån sensemakingteorin. Det finns en förhoppning om att uppsatsen kan ge andra forskare ett bedömningsunderlag om det går applicera studiens resultat i ett annat sammanhang. Metod: studien baseras på en kvalitativ metod med semistrukturerade intervjuer och har fallstudie som forskningsstrategi. Fallstudien har genomförts hos ett företag inom programutveckling och har erfarenhet av både fysiska möten och virtuella möten. Respondenterna består av nio medarbetare som ger berättelser och beskrivningar utifrån deras upplevelser av möten. Vidare har organisatoriska dokument använts för att säkerställa studiens trovärdighet. Empiri och slutsats: studien visar på att det finns upplevda skillnader mellan fysiska och virtuella möten. Det kan konstateras att beroende på vilket sorts möte som ska genomföras så passar olika forum. Mötens meningsskapande kan återspeglas i att det ska gynna både organisationen och medarbetarna genom att det ska leda till en output. === Background: what organizations have in common are people that put together systematically to solve a task. Meetings are the most common occurrence in organizations and are recurrent. The meetings today, don’t have to be bound to a physical room. Digital platforms have made it possible to meet virtually. In connection with the current pandemic, there has been a shift from office work to homework which has resulted in more and more meetings being held virtually. The innovative way of working virtually creates challenges for organizations. For instance, there is a difficulty in conveying emotions through digital tools and the lack of physical meetings affects the interaction between employees and leaders. That can complicate understanding and complicate the creation of meaning in meetings. Meetings are important places for communication, group decisions and solving problems. Moreover, meetings can be seen as a financial investment for companies and take up time for participants' other productive activities. It is important from a company perspective that meetings are relevant and efficient for resources. Purpose: The purpose of the study is to obtain a deeper understanding of the difference in the experience between physical meetings and virtual meetings at a software development company. The study aims to contribute with more detailed descriptions for people who are in a similar context. Furthermore, the experience of differences will be studied on the basis of sensemaking theory. Hopefully the study can provide other researchers with an assessment basis if it is possible to apply the results of the study in other contexts. Methods: the study is based on a qualitative method with semi-structured interviews and the research strategy is to study a case. The case study is conducted at a company that works with software development. The company has experience of both physical and virtual meetings. The respondents are nine employees who gave stories and descriptionsbased on their experiences of meetings. Furthermore, organizational documents have been used to ensure the credibility of the study. Results and conclusion: the study shows that there are perceived differences between physical and virtual meetings. It can be stated that depending on the type of meeting to be held, different forums are suitable. The sensemaking of the meetings can be reflected in the fact that it will benefit both the organization and the employees by giving an output for the organization.