Mötet som strukturerar andra möten : Mötesstruktur och meningsskapande i förhållande till den organisatoriska kontexten

• Main Author: Arvidsson, Julia
• Format: Others
• Language: Swedish
• Published: Högskolan i Skövde, Institutionen för handel och företagande 2020
• Subjects: Business Administration; Företagsekonomi
• Online Access: http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:his:diva-18544

Antalet möten i organisationer har ökat de senaste hundra åren och i Sverige spenderar medarbetare i genomsnitt åtta timmar i veckan i möten. Några av de vanligaste syftena med möten är att fatta beslut, dela information och lösa problem, men utvecklingen av den moderna mötesforskningen har också lett till en identifiering av möten som meningsskapande fenomen.Flera forskare menar dock att möten kan ses som ineffektiva och för att komma tillrätta med detta rekommenderas organisationer förbättra mötesstrukturen, eller mötets ”design characteristics”. Det saknas dock forskning som visar på hur meningsskapande processer förhåller sig till mötets design characteristics, samt hur den organisatoriska kontexten påverkar,eller påverkas av detta förhållande. Föreliggande mikroetnografiska studie ämnade därför besvara dessa frågeställningar, med hjälp av en förenklad variant av verksamhetsanalys. I studien drogs slutsatsen att mötesstrukturen både möjliggör och begränsar meningsskapande processer under möten. Ordförandens tendens att avbryta diskussioner och forcera mötesagendan utgjorde ett hinder för meningsskapande processer, men bidrog samtidigt tillskapandet av ett effektivt, punktligt möte. Mötesagendan skapade å andra sidan möjligheter till meningsskapande genom introduktion av punkter, vilka gav mötesdeltagarna tillfälle att diskutera och reflektera kring ämnen som möjligtvis inte hade tagits upp annars.Organisationskontexten sågs också påverka både meningsskapande och struktur. I föreliggande studie skapade organisationens komplicerade mötesflora ett behov hos mötesdeltagarna att,genom meningsskapande försöka strukturera organisationen, genom att diskutera organisationens möten under ett möte. Behovet av att strukturera mötesfloran, samt viljan att tillämpa en strikt mötesstruktur, kan vidare ses som präglat av organisationens kulturella värderingar om disciplin och ordning, vilka först blev synliga under en senare del av studien.Förhållandet mellan mötesstruktur och meningsskapande kan i sin tur ses påverka organisationskontexten. Uteblivet meningsskapande på grund av en strikt mötesstruktur kanskapa negativa konsekvenser för organisationen, då meningsskapande är en viktigorganisatorisk process ur vilken organisationer uppstår. Samtidigt kan en mindre strikt mötesstruktur, vilken möjliggör meningsskapande, resultera i att mötet stjäl tid från andra arbetsuppgifter och upplevs som ineffektivt. === The number of meetings in organizations have increased the last hundred years and employees in Sweden are spending about eight hours a week in meetings. Some of the most common purposes with meetings are making decisions, sharing information and solving problems, but the progression of the modern meeting science has led to the identification of meetings as sensemaking phenomenon’s. Though, several scientists claim that meetings are ineffective and to improve the meetings effectiveness, organizations are recommended to improve the meetings structural aspects, or “design characteristics”. However, there is a lack of research which shows how sense making relate to these design characteristics and how the organizational context influence, or are being influenced by, that relation. Present micro ethnographic study therefore intended to answer these questions, by using a simplified version of “verksamhetsanalys”. The study’s results show that the meeting structure both enables and constrains sense making during meetings. The chairman’s tendency to interrupt discussions to proceed with the meeting agenda hindered sense making processes, although contributing to the creation of an effective, punctual meeting. On the other hand, the meeting agenda also created opportunities for sense making through the introduction of topics, which led to discussions about subjects which otherwise might not have been addressed during the meeting. The organizational context can also be seen influencing sense making and structure. In the present study, the organizations many meetings created a need for the meeting attendees to structure the organization through sense making, by discussing the organizations meetings during a meeting. The need to structure the meetings, as well as the will to carry out at strict meeting structure, can in turn be seen affected by the organizations cultural values of discipline and order, which were revealed in the later part of the study. The relation between meeting structure and sense making can, in turn, be seen affecting the organizational context. The absence of sense making due to a strict meetingstructure, can causing negative consequences for the organization because sense making is a significant process of organizing through which organizations emerges. At the same time, a less strict meeting structure, which enables sense making, might be construed as ineffective,resulting in the meeting taking time from other organizational tasks.