Inspiration till att utveckla och förbättra kvaliteten på kommunala årsredovisningar

• Main Authors: Unborg, Marianne, Olsson Kalmering, Anna
• Format: Others
• Language: Swedish
• Published: Högskolan i Gävle, Institutionen för ekonomi 2006
• Subjects: municipal annual report; target group; qualitative criterions; hermeneutic; kommunal årsredovisning; målgrupp; kvalitativa kriterier; hermeneutik; Business studies; Företagsekonomi
• Online Access: http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:hig:diva-56

Sammandrag Under vintern 2005 fick vi en förfrågan om vi ville åta oss uppdraget att förbättra Ovanåkers kommuns årsredovisning, eventuellt göra en mall. Detta tyckte vi var ett bra ämne för en C-uppsats. Vi insåg dock rätt snart att en mall inte är lämplig för en årsredovisning eftersom det låser redovisningen till en statisk modell. Vi anser istället att årsredovisningarna ska utvecklas i enlighet med den hermeneutiska spiralen. Vårt primära syfte, att skapa en ökad förståelse för vikten av kommunala årsredovisningars utveckling, anser vi vara uppfyllt genom att vi svarar på de problemställningar vi har formulerat. En problemställning var att definiera ”målgrupp” och ”förbättra”. För att bestämma målgrupp har vi använt oss av vår uppdragsgivares definition. För att få en måttstock på ”bra” bestämde vi oss för att använda de kvalitativa kriterierna tillförlitlighet, begriplighet och relevans. Vi upptäckte ganska snart att definitionerna av kriterierna inte är desamma i kommunal redovisning som i privat redovisning. Den stora skillnaden utgörs av kravet på öppenhet, som i första hand påverkar kriteriet ”relevant” i den kommunala redovisningen. Vi har ändå valt att utgå från dessa kriterier, eftersom om de är uppfyllda så är sannolikheten stor att informationen i årsredovisningen är användbar även för andra utöver den valda målgruppen. Ytterligare en problemställning vi arbetat med är hur vi genom vårt arbete ska ge incitament till förståelse för att ständiga förändringar är nödvändiga. Detta har vi gjort genom att beskriva den hermeneutiska metoden och genom att arbeta utifrån den genom hela vårt arbete. Vi har valt att lägga tyngdpunkten i vårt arbete på en jämförande studie, där vi har jämfört åtta kommuners årsredovisningar med lagtext, de kvalitativa kriterierna och med varandra för att på det sättet kunna plocka ut goda exempel. För att få tips om lämpliga årsredovisningar till vår studie vände vi oss till de två tävlingar som utser bästa kommunala årsredovisning respektive bästa förvaltningsberättelse. Resultatet av den jämförande studien presenterar vi i form av en innehållsförteckning till en årsredovisning, med de olika delarna i den följd som vi tycker är logisk. Vi har i detta arbete kommit fram till att en bra årsredovisning inte går att göra utan en väl formulerad målgrupp. Dessutom har vi konstaterat att eftersom de kvalitativa kriteriernas definitioner inte är lika i alla lägen är värdet av dem diskutabelt. Även de tävlingar vi konsulterat anser vi vara diskutabla, eftersom deras vinnande årsredovisning kräver goda kunskaper i ekonomi för att den ska kunna användas. Vi tycker att den borde vara mer lättillgängliga och lärande. Vårt slutliga bidrag är att ge inspiration till ett utökat arbete med utveckling av årsredovisningar och att ge insikt om att kommunala årsredovisningar är (citat Brorström, 2005) ”Ett dokument av överordnad betydelse”. === Summary During winter 2005 we received a request from Ovanåkers kommun if we wanted to undertake the assignment to improve their annual report, possibly make a model. We thought this was a good subject for a Bachelor´s degree in Business Administration. Pretty soon we realized that a model is not suitable for an annual report since it will limit the annual report to a static model. On the contrary we consider that the annual report shall develop in accordance with the spiral of hermeneutics. We consider our primary gain, to create an increased understanding for the importance of the development of municipal annual reports, to be accomplished by answering the presentation of the problems we have formulated. One problem was to define “target group” and “improve”. To decide target group we have used the definition of our mandator. To have a benchmark to “good” we decided to use the qualitative criterions trustworthy, comprehensible and relevance. We soon realized that the definitions of the criterions not are the same in municipal accounting as in private accounting. The big difference is the demand for openness which at first affects the criterion “relevance” in the municipal accounting. In spite of that we have chosen to start out from these criterions. If they are accomplished the probability of their usefulness for others than the target group of the information in the annual report are increased. Another problem we have worked with is how we by our work can give incentive to understand that constant changes are necessary. We have done this by describing the hermeneutic method and by working by this method all through our work. We have chosen to put the centre point of our work on a benchmarking study where we have compared eight municipal annual reports to the law, the qualitative criterions and to each other. We did this to be able to pick out “good examples”. To be able to choose suitable annual reports we turned to the two competitions who appoint the best municipal annual report and the best administration annual report. We present the result of our benchmarking study in the form of a table of contents of an annual report and in the order of the different parts that we find logical. In this work we have discovered that it is not possible to create a good annual report if there is not a well formulated target group. We have also established that the definitions of the qualitative criterions are discussable since they are not the same in the different accountings. We also question the two competitions we have turned to because if their winning annual report shall be useful it demands good economic knowledge. Our opinion is that annual reports should be easily accessible and learning. Our final contribution is to give inspiration to an increased work by developing annual reports and to give the insight that municipal annual reports are (quotation Brorström, 2005) “A document of superior importance”.