| Summary: | El Presente estudio tiene como objetivo la identificación de procesos y estructura organizacional
para una entidad del estado que forma parte de un Ministerio del Perú. Se presenta los métodos
empleados, alcances, productos intermedios y finales y; el razonamiento lógico profesional que
la consultora propuso y desarrolló para cumplir con los objetivos de la alta dirección. Así mismo,
se expone la repercusión en el beneficio hacía la población y hacía los usuarios de los servicios
que la entidad pública brinda a la sociedad civil.
La alta dirección de la entidad, a través de la entonces Directora, comunicó en el pedido de
consultoría, la necesidad de identificar el sistema de gestión, pues hasta ese momento la oficina
había respondido a las necesidades de representación cultural de los seis Elencos Nacionales de
Artes Escénicas; conformado por un equipo de más de cuatrocientas personas, entre artistas
altamente calificados y personal administrativo; de acuerdo al ritmo de las presentaciones que
ellos habían tenido históricamente. Pero, no se contaba con un plan estratégico, un método de
gestión o un horizonte de desarrollo de tareas. El hábito de respuesta a pedidos, desde cada
Elenco y sin saber gráficamente cuáles eran los procesos, mantenía con un alto nivel de estrés
al personal administrativo, una sensación de desorden y una invalidación del valor de la oficina
dentro del Ministerio. Es por eso que el estudio parte de la identificación de la misión, visión y
los objetivos estratégicos, a través de entrevistas a actores principales y de un trabajo de
gabinete donde se analizó documentos misionales públicos; para finalizar con el mapeo de
procesos y la identificación gráfica del método de gestión que hasta ese momento se había
desarrollado.
En este estudio se definen los procesos comunes principales del área, identificados luego de
entrevistas. Este método desarrollado por la consultora, a lo largo de los meses de mayo a
agosto del año 2017, dio pie a una mejora en el clima laboral, debido a que facilitó la
comunicación entre el personal administrativo y el personal artístico, así como una mayor
claridad de los actores internos y externos, dando espacio a que se reconozcan las partes del
trabajo individual de cada uno de los miembros del equipo y, su forma de repercutir en la
entidad, en la performance de los artistas en los elencos, en la identidad artística del Perú frente
a la población nacional e internacional, y a su vez, ayudando a la entidad a posicionarse dentro
del Ministerio al que pertenece.
Con los procesos principales identificados y graficados, así como con el sistema de gestión, se
pudo plantear mejores horizontes de planeamiento estratégico, en base a un ritmo anual. Lo
que da pie a establecer métodos de mejora continua y calidad para la siguiente administración
de la entidad, sobre todo en relación a actores externos y a beneficiarios. Dentro de los
beneficiarios, se encuentran la población en general, el sector artístico, el personal
administrativo y la alta dirección.
El trabajo de consultoría realizado el 2017 fue base para mejorar la gestión de la entidad, que el
año 2019 tuvo un rol decisivo dada su participación en la inauguración y clausura de los Juegos
Panamericanos, dando la talla internacional de nivel artístico y logístico, como los eventos de
dicha envergadura requieren.
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