| Summary: | El Banco Interamericano de Finanzas, (BanBif), es el quinto banco del país, mantiene
una buena calificación de riesgos y en los últimos años ha reportado una evolución positiva
de sus estados financieros, el presente trabajo de investigación tiene como objetivo
desarrollar una consultoría de procesos a la Sub Gerencia de Control de Gastos, la cual es
responsable de la elaboración y gestión del presupuesto anual de gastos, la evaluación y
aprobación de compras, además de la generación de iniciativas de ahorro.
Con base en el análisis del proceso, encuestas, entrevistas con los responsables, así
como, con la revisión de la literatura, la consultoría se enfoca en los procesos de evaluación y
aprobación de compras. El problema clave se resume en la ineficiencia en la gestión del
proceso, el cual es burocrático y genera reprocesos que incrementan el riesgo de que las
compras no se ejecuten oportunamente. Este problema impacta a otros procesos claves a
cargo del área, como la generación e implementación de las iniciativas de ahorro. Se
identifica que el problema se origina por múltiples causas, como son la falta de capacitación
en los sistemas implementados, deficiente comunicación entre áreas, falta de procedimientos
actualizados y falta de acuerdos de nivel de servicio (ANS), es por ello, que se han planteado
mejoras sustanciales que agilicen las tareas y se propone la automatización de procesos
manuales que agreguen valor a las funciones del Área de Control de Gastos.
La implementación integral de las propuestas de mejora permitirá incrementar la
productividad anual del área hasta en 27%, y a su vez, generar un beneficio de S/ 54,697
soles ahorrados en el área en sus primeros dos años. Del mismo modo, se espera que esta
mayor productividad permita al equipo de Control de Gastos dar prioridad a las iniciativas de
ahorro, y que la mayoría de ellas se concrete de acuerdo a lo planificado dentro del periodo.
Para el año 2021 se tienen mapeadas 26 iniciativas por un ahorro estimado en S/ 2.5
millones de soles. === BanBif is the fifth largest bank in the country, maintains a good risk rating and in
recent years has reported a positive evolution of its financial statements, the present research
work aims to develop a consultancy of processes to the Expense Control Sub-Management,
which is responsible for the preparation and management of the annual expense budget, the
evaluation and approval of purchases, as well as the generation of savings initiatives.
Based on the analysis of the process, the surveys, interviews with those responsible,
as well as the review of the literature, the consultancy focuses on the evaluation and approval
of purchases. The key problem is summarized in the inefficiency in the management of the
process, which is bureaucratic and generates reprocesses that increase the risk that purchases
are not executed in a timely manner. This problem impacts other key processes in charge of
the area, such as the generation and implementation of savings initiatives. It is identified that
the problem originates from multiple causes, such as lack of training in the implemented
systems, poor communication between areas, lack of updated procedures and lack of service
level agreements (ANS) between areas, proposing substantial improvements that streamline
tasks and proposing the automation of manual processes that add value to the functions of the
Expense Control Area.
The comprehensive implementation of the improvement proposals will increase the
annual productivity of the area by up to 27%, and in turn generate a benefit of S/ 54,697
soles saved in the area in its first two years. In the same way, it is expected that this higher
productivity will allow the Expense Control team to provide greater focus on savings
initiatives and that most of them will be carried out according to what was planned within the
period. For the year 2021, 26 initiatives have been mapped for an estimated saving of S/ 2.5
million soles.
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