Personal information management among office support staff in a university environment: an exploratory study

• Main Author: Paré, François-Xavier
• Other Authors: Jamshid Beheshti (Internal/Supervisor)
• Format: Others
• Language: en
• Published: McGill University 2011
• Subjects: Communications And The Arts - Library Science
• Online Access: http://digitool.Library.McGill.CA:80/R/?func=dbin-jump-full&object_id=104610

Since the late 1960s, several studies have investigated personal information management (PIM) in the workplace. However, very few studies have focused on the behaviour of office support staff in a work environment. The purpose of this exploratory study was to examine the document management behaviour of office support staff in a large Canadian university. The methodological approach used for this study was grounded theory. Fifteen in-depth interviews were conducted in participants' offices, and visual observations of their document structures were made. A pre-interview survey was also administered in order to gather additional information. Participants were chosen according to the principles of theoretical sampling, and simultaneous data collection and analysis continued until theoretical saturation was reached. Transcribed interviews were coded, after which abstract concepts were derived and grouped into categories, using the constant comparison method. A substantive theory was then developed. The findings suggest the existence of several distinct document spaces within workers' document landscape: a main folder, secondary folders, the operating system desktop, e-mail, paper documents and shared environments. Behaviour pertaining to the handling of orphan files and multiple versions, the naming of files and folders as well as searching and browsing were described. Overall, despite several elements in common, significant variation was noted among participants. In order to explain the variation observed, a model of the factors that are likely to influence PIM behaviour was developed. It comprises seven main categories of factors: job content, job status, existing documents, relationship with the superior, worker characteristics, organizational context and document attributes. Several of the factors identified had never been mentioned in the PIM literature, while in other cases, the evidence presented helped confirm previous findings. The proposed model also highlights the inherent complexity of PIM, and the importance of adopting an all-encompassing view when analyzing PIM behaviour. === Depuis la fin des années 1960, plusieurs études ont porté sur la gestion personnelle de l'information (GPI) en milieu de travail. Néanmoins, très peu d'études se sont penchées sur les comportements des employés de soutien tels que les commis de bureau ou les assistantes administratives. L'objectif de cette étude exploratoire était d'examiner les comportements de gestion documentaire d'employés de soutien dans une grande université canadienne. L'approche méthodologique utilisée est celle de la théorisation ancrée. Quinze entrevues en profondeur ont été menées dans le bureau des participantes, et des observations visuelles de leurs structures de documents ont été effectuées. Un questionnaire pré-entrevue a également permis de recueillir des informations additionnelles. Les participants ont été sélectionnés selon un principe d'échantillonnage théorique, et la collecte et l'analyse des données, menées en parallèle, se sont poursuivies jusqu'au point de saturation théorique. Les entrevues transcrites ont été codées, à la suite de quoi des concepts ont été dérivés et groupés en catégories, selon la méthode de la comparaison constante. Une théorie substantive a ensuite été développée.Les résultats suggèrent que le paysage documentaire de ces employés est composé de plusieurs espaces documentaires distincts: un répertoire principal, des répertoires secondaires, le bureau du système d'exploitation, le courriel, les documents papiers ainsi que les environnements partagés. Les habitudes des participants face à la gestion des fichiers orphelins, des versions multiples, au nommage des fichiers et répertoires ainsi qu'à la recherche et la navigation ont été décrites. En somme, malgré certains éléments en commun, des variations significatives ont pu être observées parmi les participants.Afin d'expliquer la variation observée, un modèle des facteurs pouvant influencer la GPI a été développé. Il comprend sept catégories de facteurs: nature de l'emploi, statut de l'emploi, documents existants, relation avec le ou la supérieur(e), caractéristiques de l'employé, contexte organisationnel et caractéristiques des documents. Plusieurs des facteurs identifiés dans cette étude n'avaient jamais été mentionnés dans la littérature sur la GPI, alors que dans d'autres cas les éléments présentés ici viennent confirmer les résultats d'études précédentes. Le modèle proposé met également en lumière la complexité inhérente à la GPI, et l'importance d'adopter une approche holistique dans l'analyse des comportements de GPI.