O APOIO TÉCNICO ADMINISTRATIVO AOS DEPARTAMENTOS DIDÁTICOS EM UMA UNIVERSIDADE: O CASO DA SECRETARIA UNIFICADA DOS DEPARTAMENTOS SUDEP/UFSM CAMPUS FREDERICO WESTPHALEN

• Main Author: Piovesan, Márcio Luis
• Other Authors: Schuch Júnior, Vitor Francisco
• Format: Others
• Language: Portuguese
• Published: Universidade Federal de Santa Maria 2016
• Subjects: Secretaria unificada dos departamentos; Gestão de processos; Estudo de processos; Planejamento estratégico; Planejamento operacional; Unified secretariat departments; Process management; Process study; Strategic planning; Operational planning; CNPQ::CIENCIAS SOCIAIS APLICADAS::ADMINISTRACAO
• Online Access: http://repositorio.ufsm.br/handle/1/9629

This study aimed to analyze the system adopted in the administrative processes of the Unified Secretariat of the Departments - SUDEP the Federal University of Santa Maria - Campus Frederick. As a new department structure, different from that adopted in the university headquarters, where all of the registry servers meet the demands of all campus departments, there may be some difficulties in the execution of daily processes. In order to identify possible difficulties and propose subsidies to minimize them or ban them was conducted this study. The study focused on the processes carried out in SUDEP and had as subjects surveyed the employees of this department. The methodology used was descriptive qualitative research, with data collection using questionnaires and semi-structured interviews applied to the SUDEP servers to identify the processes that are performed in the office as well as those requiring formalization and those who do not require formalization. Using these data proceeded to the classification of processes that require formalization as an analytical category the degree of difficulty and the execution time in primary and critics using the model proposed by Valle and Oliveira (2009). From a total of fourteen identified processes that require formulation, five were classified as primary nine as critical. Thus, flowcharts were created, it was possible to clearly demonstrate the flow steps of each process follows during its development, providing subsidies for easy understanding and application for the development of formalized guidelines on standard procedure of the processes considered critical by the current server this sector. Moreover, it was possible to identify all considered critical processes is related to the planning of the institution, where some have characteristics related to strategic planning and other related operational planning. It is concluded that research achieved its objectives by identifying the processes developed in SUDEP that present greater difficulties in their development and proposing subsidies in the form flowcharts that will serve to enhance the development of processes, contributing to the achievement of institutional objectives. === A presente pesquisa teve por objetivo analisar a sistemática adotada nos processos administrativos da Secretaria Unificada dos Departamentos (SUDEP) da Universidade Federal de Santa Maria Campus Frederico Westphalen. Por ser uma estrutura de secretaria nova, diferente da adotada na sede da universidade, em que todos os servidores da secretaria atendem às demandas de todos os departamentos do Campus, é possível que haja algumas dificuldades na execução dos processos cotidianos. Com o objetivo de identificar as existentes e propor subsídios para minimizá-las ou extingui-las, foi realizado este estudo. A pesquisa concentrou-se nos processos realizados na SUDEP e teve como sujeitos pesquisados os servidores dessa secretaria. A metodologia utilizada foi a pesquisa qualitativa descritiva, com coleta de dados, utilizando questionários e entrevistas semiestruturadas aplicados aos servidores da SUDEP, para a identificação dos processos que são realizados na secretaria bem como os que exigem formalização e os que não exigem formalização. De posse destes dados, procedeu-se à classificação dos processos que exigem formalização, tendo como categorias de análise o grau de dificuldade e o tempo de execução, classificados em primários e críticos, utilizando-se o modelo proposto por Valle e Oliveira (2009). De um total de quatorze processos identificados que exigem formalização, cinco foram classificados como primários e nove como críticos. Com isso, foram criados fluxogramas, nos quais foi possível demonstrar, de forma clara, o fluxo que as etapas de cada processo segue durante seu desenvolvimento, proporcionando subsídios de fácil entendimento e aplicação para a elaboração de orientações formalizadas em procedimento-padrão dos processos considerados críticos pelos atuais servidores desse setor. Além disso, foi possível identificar que todos os processos considerados críticos têm relação com o planejamento da instituição, no qual alguns têm características relacionadas ao planejamento estratégico e outros, relacionadas com o planejamento operacional. Conclui-se que a pesquisa atingiu seus objetivos, identificando quais os processos desenvolvidos na SUDEP que apresentam maiores dificuldades no seu desenvolvimento e propondo subsídios, sob a forma de fluxogramas, que servirão para melhorar o desenvolvimento dos processos e contribuir para o alcance dos objetivos institucionais.