Belediyelerde Standart Dosya Planı Uygulamalarında Yaşanan Güçlükler / Challenges Encountered when Applying Standard File Plan in Municipalities

• Main Author: Niyazi Çiçek
• Format: Article
• Language: English
• Published: Üniversite ve Araştırma Kütüphanecileri Derneği 2008-10-01
• Series: Bilgi Dünyası
• Subjects: Dosya yönetimi; Belge yönetimi; Arşivler; File management; Records management; Archives
• Online Access: http://www.unak.org.tr/BilgiDunyasi/gorusler/2008/cilt9/sayi2/466-504.pdf

[Turkish abstract] Belgeleri düzenlenmek amacıyla Milli Arşiv tarafından geliştirilen Standart Dosya Planının uygulanması sırasında çeşitli güçlükler yaşandığı bilinmektedir. Bu güçlüklerin önemli bir bölümü plandaki konu başlıklarının belediye fonksiyonlarını tam karşılamaması, bu başlıkların yeteri kadar tanımlayıcı olmaması, planın elektronik belgeler üzerinde nasıl uygulanacağının bilinmemesi, serileri oluştu-racak belgelerin dosyalama anlayışındaki belirsizlik gibi çeşitli prob-lemlerden kaynaklanmaktadır. Bu çalışmanın amacı, belirtilen prob-lemlere çözüm yolları önermektir. İstanbul Büyükşehir Belediyesinde yürütülen dosya planı uygulamaları incelenmiştir. Görüşme, gözlem ve betimleme metodunun kullanıldığı bu çalışmanın sonucunda, güçlüklerin planın kendi içyapısından kaynaklanabildiği gibi uygula-yıcıların sebep olduğu dış etkenlerden de doğabildiği anlaşılmıştır. Bu güçlüklerin, sistem yaklaşımı anlayışı içerisinde iyi tasarlanmış bir belge yönetimi programıyla aşılabileceği görülmüştür.[English abstract] There were some difficulties creating challenges that were encountered in the process of applying the Standard File Plan as developed by the National Archives Administration. An important part of these challenges originated from the fact that the subject headings do not correspond with the defined tasks and functions of the municipalities, moreover the subject headings are not descriptive enough and the application of the plan to electronic records is not clear enough. The aim of this article is to offer solutions to such problems on the basis of an illustrative example. Thus the file plan at the Istanbul Metropolitan Municipality have been studied for this article. In the conclusion of the article, which was reached by also using interviews and surveys, the difficulties caused by the plan itself, as well as the institution and staff were examined. It is to believe that a well-designed records management program by using an appropriate systems approach will much contribute in solving the problems.